Iratkezelés felhőben?

Az üzleti vezetők szerint nem ők tartoznak felelősséggel a felhőben tárolt adatok biztonságáért - Tízből kilenc vállalat úgy gondolja, hogy a felhőben tárolt adatok biztonságáért a szolgáltató felel

Egy az adattárolással és információkezeléssel foglalkozó Iron Mountain megbízásából nemrégiben készített kutatás eredményei szerint az európai üzleti vezetők 86 százaléka úgy gondolja, hogy nem tartozik felelosséggel a felhőben tárolt adatok biztonságáért. Annak ellenére, hogy az uniós jog szerint az adatok védelméért egyértelműen azok tulajdonosa felel, a megkérdezettek kétharmada (68%) vélte úgy, hogy adataik elvesztése esetén a szolgáltató hírneve sokkal inkább sérül, mint a saját vállalatuké.

A tanulmány eredményei szerint az üzleti vezetők úgy érzik, hogy felelősen döntenek a felhőben tárolt adatokkal kapcsolatban, a válaszadók 86 százalék mondta azt, hogy gondosan választják ki a megfelelő szolgáltatót. Ugyanakkor, míg a válaszadók egyötöde (21%) tervezte, hogy cégük minden adatát a felhőbe helyezi át, a kapcsolódó felelősségre és kockázatokra vonatkozó ismeretek hiánya miatt adataik sérülése vagy elvesztése esetén a cégek pénzügyi és működési szempontból kellemetlen helyzetbe kerülhetnek.

Az Iron Mountain által megrendelt vizsgálat során Magyarországon, az Egyesült Királyságban, Franciaországban, , Németországban, Hollandiában és Spanyolországban működő középvállalatoknál dolgozó informatikai, pénzügyi és jogi döntéshozókat kérdeztek a szakemberek. Az eredmények szerint a felhőben történő adattárolás nagyon népszerű megoldás a vállalatok körében: a megkérdezett üzleti vezetők 76 százaléka nyilatkozott úgy, hogy vállalata felhőben tárolja adatait, vagy egy éven belül át kívánja helyezni adatait felhőbe.

„A vállalkozásoknak meg kell érteniük és el kell fogadniuk, hogy felelősséggel tartoznak az adataik védelméért, bárhol is tárolják azokat” – szögezi le Takács László, az Iron Mountain Magyarország ügyvezető igazgatója. „Az adatok felhőben történő tárolása rugalmasság, adatelérés és költséghatékonyság szempontjából egyaránt előnyös megoldás. De nem váltja ki egy átfogó archiválási és biztonsági mentési stratégia alkalmazását. A vállalkozásoknak célszerű kombinálniuk a felhő által nyújtott előnyöket és a mágnesszalag-technológia által biztosított offline védelmet.”

Az Iron Mountain összeállított egy hétpontos ellenőrzőlistát, melynek segítségével a vállalatok csökkenthetik a kapcsolódó kockázatokat, ha úgy döntenek, hogy adataikat felhőben kívánják tárolni:

- Legyenek tisztában azzal, hol tárolják az adataikat, ki férhet hozzájuk, és tervezik-e azok áthelyezését, illetve áthelyezhetők-e egyáltalán. Ez alapvető fontosságú az adatok biztonsága és integritása szempontjából. Bizonyos adatok – például a HR dokumentumok – a jogszabályok értelmében nem tárolhatók az adott ország területén kívül.
- Elemezzék a szolgáltató adatközpontjának fizikai és informatikai infrastruktúráját. Mennyire biztonságos az épület? Honnan szerzi be a szolgáltató az informatikai eszközeit, például a kábeleket és a szervereket? Az eszközök eleve fertőzöttek lehetnek például malware-ekkel vagy más módon, ami alapvető következményekkel jár a tárolt adatok biztonságára nézve.
- Nem szabad megfeledkezni az emberekről sem. Fontos, hogy olyan emberek kezeljék az adataikat, akikben megbízhatnak. Alaposan átvilágítja a szolgáltató a dolgozóit, és biztosít számukra biztonsági képzést?
- Fontos az üzletfolytonossági terv megléte is. Akkor is biztonságban lesznek az adatok, ha valami probléma történik? Alkalmaz a szolgáltató szolgáltatás-helyreállítási megoldást – például failover (feladatátvitel) és redundancia –, illetve tartalék generátorokat egy esetleges áramkimaradás következményeinek csökkentése érdekében?
- A mennyiség is számít. Milyen mennyiségű adat tárolását tervezik? A nagyarányú helyreállítás problémás lehet felhőben tárolt adatok esetén. Az adatok mozgatása a felhőbe és onnan nagy sávszélességet igényel. 20 GB-nál nagyobb adatmennyiség esetén célszerűbb szalagról elvégezni a helyreállítást.
- Ne álljon egy lábon! Ha egyetlen megoldástól függenek, könnyen csődöt mondhatnak a biztonsági megoldások, éppen akkor, amikor a legnagyobb szükség lenne-  rájuk. - Dolgozzanak ki egy többszintű rendszert, amely kombinálja a felhőben, a mágnesszalagon és a lemezen történő tárolást, így minden eshetőségre felkészülhetnek.
- Ügyeljenek az érzékeny információk fokozott védelmére. A felhő nem a legjobb megoldás nagyon érzékeny, egyedi vagy jogi szempontból korlátozott hozzáférésű adatok tárolására, ideértve például a szellemi tulajdont, a HR dokumentumokat vagy a pénzügyi terveket. Az ilyen információkat célszerű inkább nyomtatva, illetve szalagon vagy lemezen tárolni. (IronMountain)

AJÁNLÓ - DWP KONFERENCIA

Dokumentumkezelési Tavasz rendezvénysorozat - „Üzleti folyamatok felhőben” - Szakmai konferencia >>>

Új pályázati kiírás a kimutatható megtakarítással járó központi elektronikus szolgáltatások használatára történő áttérés érdekében

Új pályázati kiírás a kimutatható megtakarítással járó központi elektronikus szolgáltatások használatára történő áttérés érdekében

Az Új Széchenyi Terv keretében megjelent az EKOP-1.A.3 kódszámú, „Kimutatható megtakarítással járó központi elektronikus szolgáltatások használatára történő áttérés (Kormányzati felhő, NTG csatlakozás, gazdálkodás, intézményi működtetés, iratkezelés)” című felhívás.
A konstrukcióban összesen 400 millió forint áll rendelkezésre.

A pályázatok benyújtására 2013. május 21. és 2013. június 19. között van lehetőség.

Kapcsolódó dokumentumtárak

EKOP-1.A.3 - Kimutatható megtakarítással járó központi elektronikus szolgáltatások használatára történő áttérés (Kormányzati felhő, NTG csatlakozás, gazdálkodás, intézményi működtetés, iratkezelés) >>>

(NFÜ)

Dokumentumkezelési Tavasz: Keressük az Év Dokumentumkezelési Rendszere zsűrijét

Keressük az Év Dokumentumkezelő Rendszere verseny zsűrijét

Az Év Dokumentumkezelő Rendszere vetélkedő célja, hogy olyan GYAKORLATI megoldásokat mutasson be szélesebb körben, amelyek révén a szervezetek növelhetik teljesítményüket, vagy jobban helytállhatnak az elhúzódó válság időszakában is.

Olyan FELHASZNÁLÓKAT keresünk a Verseny zsűrijébe, akik kimondottan ezen a területen dolgoznak (dokumentumkezelés, iratkezelés, folyamatszervezés, szervezetfejlesztés stb.) VAGY csak egyszerűen érdeklődnek a terület iránt, szeretnék szakmai ismereteiket és kapcsolataikat bővíteni (networking). Ha érdekli Önt a lehetőség, de nem tudja, hogy szóba jöhet-e zsűritagként, vagy megéri-e, érdemes-e résztvennie, kérjük, hogy tegye fel kérdését telefonon vagy írásban: Fodor Zoltán, szakmai igazgató, 06/30/600 31 26, info@docuworld.hu.

Keressük az Év Dokumentumkezelő Rendszere verseny zsűrijét - jelentkezzen most!

Önnek páratlan lehetőség, nekünk megtiszteltetés!

A zsűrizés iránt érdeklődők legyenek kedvesek szándékukat jelezni szóban vagy írásban: Fodor Zoltán, szakmai igazgató, 06/30/600 31 26, info@docuworld.hu. Az érdeklődők részletes tájékoztatást kapnak magáról a Versenyről, az értékelési szempontrendszerről, az ütemezésről, illetve magáról a zsűrizés, döntéshozatal várható feladatairól.

A zsűri kiválasztásánál prioritást élveznek a DWP Akadémia bármely képzésének végzett és jelenlegi hallgatói - ugyanakkor nem szeretnénk egyfajta látásmódot érvényesíteni kizárólagosan, így a részvételi lehetőség mindenki számára nyitott.

A Verseny szervezője a DWP üzleti folyamat és adminisztráció Portál.

A DWP egy üzleti folyamatokkal és azok adminisztrációjával (dokumentumkezeléssel, iratkezeléssel és folyamatmenedzsmenttel) foglalkozó üzleti portál, amely Magyarországon az elsőként kezdett szervezetten foglalkozni a dokumentumkezeléshez, folyamatmenedzsmenthez kapcsolódó információk és ismeretek terjesztésével. A Portál alapítója, főszerkesztője Fodor Zoltán, az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség elnöke.

A DWP tevékenységében a felhasználók érdekeit tartja szem előtt, ebben jelentős tapasztalatokkal rendelkezik és folyamatosan fejleszti ezeket a visszajelzések és a piaci igények alapján. A Portál - egyebek mellett - a kiadója Magyarország első és egyetlen dokumentumkezelési szakkönyvének is. A DWP-hez kötődik Magyarország első akkreditált dokumentumkezelési tanfolyama.

DWP alapelv: a „Jó Üzlet”

Egy vállalat vagy szervezet sikere az általa előállított termékek és/vagy szolgáltatások minőségén, az ügyfélkapcsolatokon, az ügyfelekkel történő kommunikáción, illetve az üzleti folyamatok működési hatékonyságán múlik.

A „Jó Üzlet” stratégiában három alapelvet egyesít a DWP Portál:
- olyan tudás és eszközök hozunk létre és teszünk közkinccsé, amelyek a legjobb teljesítményt teszik lehetővé egyéni és szervezeti szinten egyaránt – úgy, hogy ez az egész társadalom (közösségünk) javát is szolgálják,
- olyan termékek és szolgáltatások létrehozásában működik közre, amelyek nem pusztán anyagi sikert adnak, nem pusztán jövedelmezőek, hanem felelősen gyermekeink, közösségünk jövőjébe is mutatnak,
- elősegítjük a szervezetek és személyek felelős építését, épülését, fejlődését.

A DWP tanfolyamain, konferenciáin ezidáig több mint 110 vállalat adott elő vagy támogatta azokat, közöttük olyan jelentős szervezetek is, mint az IBM Magyarország Kft., a Canon Hungária Kft., Fiatal Vállalkozók Szövetsége, Szövetség az Elektronikus Kereskedelemért.

A DWP Portál a Partnereivel való hosszútávú kapcsolattartást networking és szakmai közösségépítés segíti (DWP Felhasználói Közösség)..

A Verseny támogatója ProjectMine Kft. >>>

Leendő zsűritagoknak, pályázni kívánóknak, támogatóknak kérdés, kapcsolat:
DWP Üzleti folyamat és adminisztráció Portál
www.docuworld.hu
Fodor Zoltán
szakmai igazgató
06/30/600 31 26
info@docuworld.hu

Iratkezelés tanfolyam 2013. május

Iratkezelés tanfolyam 2013. május


A Canon Hungária és az IBM Magyarország is támogatja a DWP Akadémia Iratkezelési tanfolyam sorozatát!

Iratkezelés tanfolyam – kiscsoportos élmény-oktatás

Az iratok rendszerezése és gyors visszakereshetősége TÖRVÉNYI ELŐÍRÁS és a cégek saját érdeke is – sok hazai vállalkozás mégsem veszi kellően komolyan az ezzel kapcsolatos feladatait. Nagyon súlyos (több millió forintos) bírságokra számíthatnak idén azok a vállalkozások, amelyek nem teljesítik a működésük során keletkező dokumentumok hiánytalan megőrzésére, törvényeknek megfelelő kezelésére vonatkozó kötelezettségeiket.

Iratkezelési képzés

A téma kemény téma, a tananyag átfogó – de a légkör barátságos – egyedülálló szakmai képzés élményekkel:

- A vizsgát tevő résztvevők bekerülnek a DWP Portál Iratkezelési szakember névjegyzékébe, rangot adva a munkáltatónak és munkavállalónak egyaránt - Iratkezelési névjegyzék >>>

- Fotónyomtató (multifunkciós készülék) kisorsolása az első 10 jelentkező között
- Ajándék prémium csokoládé MINDEN jelentkezőknek
- Kedvezményes tanfolyam ellenérték - és kedvezményes vizsga ellenérték
- Vizsgalehetőség a szakmai érvényesülés növelésére - a sikeres vizsgázók szakértői névjegyzékbe kerülhetnek
- Csak a DWP tanfolyamát támogatja az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség

Iratkezelési oktatás – Tematika

Az iratkezelés és dokumentumkezelés hogyan jelenik meg az értékesítésben, árbevételben? (Miért fontos a menedzsmentnek is és hogyan fogadtassuk el az iratkezelést? - rövid, hatékony előadás)
Módszerek napi adminisztráció hatékonnyá tételéhez: a beérkező, kimenő és belső iratok kezelése
Hatékony nyilvántartás-kezelés: iktatókönyvek kezelése, kézbesítőkönyvek
Elektronirrkus iktatás és dokumentumkezelés
Szkennelés, digitalizálás, a szkennerek kiválasztási szempontjai
A rend kialakítása és megtartása a kézi irattárban
Központi irattár kialakítása és kezelése, szakszerű használata
Archiválás mesterfokon - kevesebb helyen és kisebb költséggel
Az Iratkezelési szabályzat és az Irattári terv
Felkészülés az ellenőrzésre - mit vizsgál(hat) a NAV - és hogyan készüljön rá?
Kevesebb papírral, takarékosabban, gyorsabban - a papírmentesítés lehetőségei, automatizálás, elektronikus számlázás, digitális szerződéstár

A Canon Hungária és az IBM Magyarország is támogatja a DWP Akadémia Iratkezelési tanfolyam sorozatát!

Jelentkezzen még ma, nehogy lemaradjon! Részletes tájékoztató és tematika: - Iratkezelési tanfolyam tájékoztató és jelentkezési lap >>>

Időpont: 2013. május 30., kedd, 9.00 h

Helyszín: Canon Hungária Kft., Graphisoft Park 1., 1031 Budapest, Záhony u. 7.

Kedvezményes jelentkezés 2013. május 16-ig
Kedvezményes ellenérték: HUF 27.000,- + ÁFA/fő, 2013. április 18-ig, utána HUF 35.000,- + ÁFA/fő

Vizsgadíj: HUF 10.000,- - 2013. május 16-ig 50 % kedvezménnyel: csak HUF 5.000,-

A képzések megfelelő létszám esetén indulnak - túljelentkezés esetén a beérkezési sorrend a mérvadó. Az oktatással kapcsolatban a változtatás jogát fenntartjuk!

Néhány kiemelt partnerünk: MAGYAR FEJLESZTÉSI BANK, Magyar Nemzeti Bank, FŐTÁV, FŐGÁZ, Radioaktív Hulladékkezelő Kft., EGIS Gyógyszergyár Zrt., MOL Magyar Olaj- és Gázipari Nyrt., MINISZTERELNÖKI HIVATAL, RICHTER GEDEON Nyrt., CANON Hungária Kft., DÍJBESZEDŐ HOLDING Zrt., KONICA-MINOLTA Magyarország Kft., KODAK Magyarország Kft., Sanofi-Aventis/CHINOIN Zrt., Xerox Magyarország Kft., ÁLLAMI AUTÓPÁLYAKEZELŐ, Közigazgatási- és Igazságügyi Minisztérium, DIÁKHITEL Központ Zrt., Synergon Informatika Nyrt., NEMZETI FEJLESZTÉSI ÜGYNÖKSÉG...

Jelentkezzen még ma, nehogy lemaradjon - szóljon munkatársainak vagy szerezzen jó pontot üzleti partnerénél és hívja fel a figyelmet!
Jelentkezés kitöltött jelentkezési lap csatolásával - Iratkezelés oktatás tájékoztató és jelentkezési lap >>>

Kapcsolat, kérdés, visszajelzés:
Fodor Zoltán
szakmai igazgató
fodor.zoltan.skype
30/600 31 26
oktatas@docuworld.hu

Dokumentumkezelési Tavasz rendezvénysorozat - „Üzleti folyamatok felhőben” - Szakmai konferencia

Dokumentumkezelési Tavasz rendezvénysorozat - „Üzleti folyamatok felhőben” - Szakmai konferencia

Jöjjön a lényeg: a jelen gyakorlata, az újdonságok és a meghatározó trendek, tendenciák és előrejelzések – (A felhő és a dokumentumkezelés, a vállalatirányítás, az ügyvitel, az ERP, a CRM).

Üzleti folyamatok felhőben - Szakmai konferencia

Jöjjön hát a lényeg: a jelen gyakorlata, az újdonságok és a meghatározó trendek, tendenciák és előrejelzések – (A felhő és a dokumentumkezelés, a vállalatirányítás, az ügyvitel, az ERP, a CRM).

A DWP Üzleti folyamat és adminisztráció Portál Konferencia Üzletága (www.docuworld.hu) egyedi (niche) konferenciákat és szakmai napokat szervez az üzleti folyamatok, a dokumentumkezelés, az iratkezelés és a nagyvállalati tartalommenedzsment (ECM) területén.

Rendezvényeinken ezidáig több mint száz vállalat, szervezet adott elő vagy támogatta, köztük olyan jelentős szervezetek is, mint az IBM Magyarország Kft., a Canon Hungária Kft., Fiatal Vállalkozók Szövetsége, Szövetség az Elektronikus Kereskedelemért.

A résztvevőkkel való hosszútávú kapcsolattartást networking és szakmai közösségépítés segíti, amely például az Év Dokumentumkezelő Rendszere pályázat zsűrijének kiválasztásánál is érvényesül.

Az Üzleti folyamatok felhőben konferencia vezérgondolata

Felhő: eléggé ismerjük-e, hogy merre tart az üzlet és cloud-technológia - és találkoznak-e ezek ketten előbb, mint a végtelen?

Ha már mindent tudunk a felhőről, a cloud computingról elméletben, jöhetnek az új gyakorlatok - mit mondanak az alkalmazók tapasztalatai? Beszéljünk hát a felhő gyakorlatát – döntéshozóknak, döntéselőkészítőknek, az áttérést, bevezetést tervezőknek.

Konferenciánk célja, hogy a vállalatirányítást, dokumentumok kezelését, egyéb üzleti folyamatait támogató eszközöket, költségcsökkentő lehetőségeket, megoldásokat FELHASZNÁLÓBARÁT, érthető módon mutassa be.

Konferenciánk több, mint egy egyszerű ismeretátadás: a rendezvényt különleges és maradandó élménnyé igyekszünk tenni a kapcsolattartás személyességével, az ismeretanyag hitelességével, az apró részletekre történő odafigyeléssel és pontossággal.

A rendezvény hatásossága (előadóink élő, hatékony felkészülése) miatt a jelentkezőket bátorítjuk, hogy tegyék fel előre kérdéseiket.

Blogjainkon keresztül naponta személyessé és érdekessé tesszük a témát és előadóinkat.

Jelentkezzen már most! Jelentkezési lap (DOC) – Üzleti folyamatok felhőben >>>

Előadások átölelik:

A vállalati üzletvitel és a cloud computing – Munkafolyamatkezelés felhőben – Dokumentumkezelés – Iratkezelés – Archiválás – Üzleti folyamatok és az okostelefon – A felhő jogi kihívásai – Felhő és biztonság – A felhő hardverei – A Papírmentes iroda - felhőben? – SaaS a gyakorlatban – Mobil és felhő alapú nyomtatási megoldások – Cloud tárhely kérdései – A felhő alapú üzletviteli megoldások alkalmazási területei – tapasztalatok az ügyfelektől avagy nézzük csak, hogy mások hogyan vitték sikerre vagy hogy melyek voltak a buktatók: Ügyvédi iroda, HR szoftver felhőben, Közigazgatás felhőben, Pénzügy, Könyvelés, Értékesítés, Autóipar – Kapcsolódó szolgáltatások, szolgáltatók

Előadók jelentkezését várjuk!

Jelentkezzen már most! Jelentkezési lap (DOC) – Üzleti folyamatok felhőben >>> 

Időpont: 2013. június 18., kedd, regisztráció kezdete: 9.00 óra – indítsuk egy kötetlen beszélgetéssel és egy kávéval, teával a rendezvényt!

A rendezvény helyszíne: Budapest – Rubin Wellness & Conference Hotel, 1118 Budapest, Dayka Gábor u. 3. (A budai zöldövezetben fekvő alpesi stílusú Rubin Wellness & Conference Hotel a belvároshoz közeli, de mégis kellemes, nyugodt környezetet kínál).

Ellenérték: HUF 29.000,- + ÁFA - "early bird" kedvezményes jelentkezés 2013. május 18-ig: HUF 15.000,- + ÁFA.

Jelentkezzen már most! Jelentkezési lap (DOC) – Üzleti folyamatok felhőben >>>

Kapcsolat, kérdés, visszajelzés:
Fodor Zoltán
szakmai igazgató
fodor.zoltan.skype
30/600 31 26
oktatas@docuworld.hu

Több mint iratkezelés: rend a lelke

KKV-tipp: rend a lelke minden irodának

Sok minden hátráltathatja a munkavégzést, de a lassító körülményekből sokszor egy csomót nem is veszünk észre. Megszokjuk, hogy papírokkal teli dossziék után rohangálunk, vagy épp egy kábeldzsungelekben próbáljuk kiismerni magunkat. A Bitport.hu összegyűjtött pár alapvető tippet a digitális káosz legyőzéséhez.

A leghatékonyabb munkavégzésnek az számít, amikor mindenféle zavaró tényező kizárásával csak saját feladatkörünkre koncentrálhatunk. Más témákat vizsgáló felmérések is igazolják, hogy az irodai dolgozók esetében valamilyen figyelemelterelő esemény hatása nem csak az esemény hosszáig fejti ki a hatását, hanem sokkal több időbe kerül, hogy az érintett dolgozó figyelme újra a korábbi feladatra összpontosíthasson. Ha valakinek folyamatosan a céges informatikai környezet által generált extra kihívásoknak kell megfelelnie, a napi 8-9 órányi munkaidőből valódi munkavégzésre esetenként "tisztán" csak 4-5 óra marad. Az alábbiakban néhány általános, munkát lassító problémakört gyűjtöttünk össze.

Papírhegyek nélkül

Már tíz évvel ezelőtt is sokszor esett szó a papírmentes irodákról. A számítógépek és szkennerek elvben már akkor is lehetővé tették az ilyesféle álmok megvalósítását, valahogy a legtöbb helyen mégsem történtek érdemi változások. Persze az a túlbuzgó kereskedő, aki még ma is kinyomtatja és lefűzi minden e-mailjét, extrém esetnek számít (a történet amúgy igaz, személyesen ismertük az illetőt), de még így is tény, hogy egy átlagos irodában sokkal több a papír alapú dokumentum, mint amennyire szükség lenne.

Ha egy árajánlat elkészítésekor a kollégának el kell sétálnia a raktárig, megkeresnie a korábbi ajánlat részleteit tartalmazó dossziét és papírokról kiböngészni a keresett adatokat, nem csak az idő, de a munkakedv is elszalad. Épp az ilyen, saját magunk által létrehozott korábbi dokumentumok azok, amelyeket első körben kell digitálisan kereshetővé változtatnunk a siker érdekében. Sokat segít, ha egy olyan közös tárhelyre gyűjtjük ezeket, ahol minden érintett kolléga megtalálhatja és megnyithatja őket: ha van céges fájlszerver, akkor ott alakíthatunk ki gyűjtőmappákat, de jó szolgálatot tehet egy közös NAS (hálózati fájltároló) is ugyanerre a célra. Ha pedig távmunkás vagy több telephellyel működő cégről van szó, egy jól konfigurált cloud tárhely lehet a megoldás.

A dokumentumkezelő rendszerek szintén nagy segítséget jelenthetnek abban, hogy papírok között se kelljen elveszni, és fájlokat se kelljen megnyitogatni tucat számra ahhoz, hogy megtaláljuk a nekünk fontosat. A jó megoldás részletes keresési lehetőségekkel, címkékkel és egyéb "útjelzőkkel" mutat utat az archivált adatok között.

Persze vannak olyan dokumentumok is, amelyeket nem mi magunk készítettünk - levelek, faxok, hivatalos okmányok és értesítések, amelyek már hozzánk is papír formában érkeztek. Ezek nagy részét szintén könnyen digitalizálhatjuk egy szkenner és egy OCR, azaz karakterfelismerő megoldás segítségével. Az így elkészült másolatok már a fent említett saját dokumentumokhoz hasonlóan elhelyezhetőek a közös tárhelyeken vagy a dokumentumkezelő rendszerekben, így a dossziékat végre valóban elfelejthetjük.

Dróttalan utakon

Tegye fel a virtuális kezét, akinek már szakadt meg munkája azért, mert a kollégája átesett a monitor vezetékén, vagy akár ő maga rántotta ki a gurulós székével a hálózati kábelt. Az irodában és az asztalokon kígyózó kábelgombolyagok hajlamosak elburjánzani, és egy idő után valóban akadályt jelentenek a munkában.

A kisirodai hálózatok egyre nagyobb százalékában jellemző, hogy kábelezés helyett WiFi-alapokon kapcsolják össze a gépeket és egyéb informatikai eszközöket. Az általános üzleti felhasználás során szinte soha nem érezhetjük a vezeték nélküli munka hátrányát az Ethernet-kábeles változathoz képest, ám máris sokkal könnyebb az új gépek elhelyezése, vagy akár egy munkaasztal cégen belüli költöztetése, átrendezése.

Egyre többen dolgoznak notebookokról asztali monstrumok helyett: ezek szintén csökkentik a céges kábeldzsungel méretét, de okos tervezéssel az asztali káosz egy része is felszámolható. Az üzleti használatra szánt notebookok nagy része például rendelkezik dokkoló-csatlakozóval, így az asztalokon kiépíthetünk egy fix "bázist" a dokkolóhoz kapcsolt egérrel, billentyűzettel, monitorral, hogy ne kelljen minden alkalommal a perifériák csatlakoztatásával bíbelődnünk.

Az asztali kábelkáosz rendezésére egyébként kifejezetten egyszerű eszközöket is bevethetünk. A monitor háta mögött gyűjtsük össze a vezetékeket, és műanyag kábelkötegelővel, vagy akár pár centiméternyi szigetelőszalaggal fogjuk össze őket. Ezáltal a sok, sokfelé szaladó vezeték helyett egy köteg foglalja majd a helyet, és az egyes eszközök véletlen kihúzására, a kábelek megtörésére is kevesebb esélyünk nyílik.

A "minden géphez külön nyomtatót" elv átlépése szintén csökkentheti az asztalok zsúfoltságát. Alkalmazzunk közös, hálózati printereket, ráadásul ma már szinte minden gyártónál találhatunk olyan modelleket, amelyek szintén képesek WiFi-kapcsolatra, így további vezetékeket spórolhatunk.

Rend a képernyőn

Nem csak a gépek körül, de a számítógépeken is érdemes rendet tartani. Még ma is él például az a Windows 3.1 környékéről eredeztethető gyakorlat, amikor a gépen található összes fontos szoftver ikonja a kezdőképernyőn tobzódik. Ez nem csak a szükséges alkalmazások elindításakor okoz késlekedést a "hová is tettem" hümmögéssel kevert pixelvadászat közben, de a Windows indítását és működését is lassítja a folyamatosan frissítendő, ikonok tucatjaival telepöttyözött kezdőképernyő.

Az átláthatóvá rendezett Start menük, a leggyakrabban használt programok eszköztárra rögzítése, az egyértelmű mappaszerkezetek segítenek átlátni a gépen egyre növekvő adatmennyiséget. Emellett még mindig sokan nem tudják, hogy a Windows Vista óta a Start menü beviteli mezőjében elég elkezdeni begépelni a keresett program vagy fájl nevét, amelyet a rendszer keresője ilyenkor a Start menü tetejére dob fel - így ikonhalmazok nélkül is gyorsan megtalálhatjuk az elindítandó szoftvert.

A Windows 8 újszerű felülete szintén segíthet az asztal rendezésében: a csempék szabadon húzhatók át egyik csoportból a másikba, és mi magunk is könnyen hozhatunk létre tematikus csoportokat. Például egyet az Office csomag elemeinek, egy másikat a webes eszközöknek, harmadikat a kommunikációs szoftvereknek és így tovább. (Bitpost)

Így csökkentsük a papírfelhasználást az irodában

Így csökkentsük a papírfelhasználást az irodában:

A csatlakozó vállalatok segítségével olyan hasznos tanácsokat gyűjtünk itt össze, melyek segíthetik a papírfelhasználás minimalizálását, vagy valamilyen más módon járulnak hozzá a vállalatok környezeti terhelésének csökkentéséhez. Ha egyet ért a Papírmentes Nap céljaival, kövesse Ön is ezeket a tanácsokat:

1. Minden nyomtatás és másolás előtt gondoljuk át, hogy valóban szükséges-e.
2. 1 oldalas helyett 2 oldalas nyomtatást használjunk. Érdemes alapbeállításként is a 2 oldalas nyomtatást megadni.
3. Ha muszáj nyomtatni, használjunk újrahasznosított papírt.
4. Nyomtatás előtt csökkentsük le a betűméretet, így kevesebb lapot kell elhasználnunk!
5. Csak a szükséges oldalakat nyomtassuk ki. Ehhez a nyomtatási beállításoknál a Nyomtatási tartományban választhatjuk ki, hogy melyik oldalakat szeretnénk nyomtatni.
6. Az iratokat szkenneljük be, így egyszerűen (pl. e-mailben vagy dokumentumkezelő rendszerben) megoszthatjuk munkatársainkkal anélkül, hogy felesleges másolatokat készítenénk.
7. Minden olyan anyagot (szerződéseket, számlákat, brosúrákat, marketinganyagokat stb.), amivel folyamatosan vagy többen dolgoznak, tartsunk nyilván dokumentumkezelő szoftverben.
8. Ha van rá mód, vezessük be az elektronikus számlázást.
9. Minél több üzleti folyamatot tervezzünk és intézzünk elektronikusan.
10. A kinyomtatott anyagok hátoldalát használjuk fel jegyzetelésre.
11. Kinyomtatott anyagok helyett a számítógépünket vigyük magunkkal a különböző meetingekre, és a jegyzeteléshez is használjuk azt.
12. A sok helyi kisnyomtató helyett használjunk központi nyomtatókat, költségfigyelő szoftver bevezetése mellett.
13. A dokumentumoknál szimpla sortávot és keskeny margót állítsunk be.
14. Minden olyan ügyben, amelyben lehetséges, nyújtsunk online felületet ügyfeleinknek, partnereinknek a kapcsolattartáshoz és különböző "fogásokkal" tereljük át oda a kommunikációt. Ha lehetőségünk van rá, használjunk elektronikus aláírást.
15. 17 colos vagy nagyobb képernyők irodai használatával 2 dokumentum összevetése során nem kell az egyik dokumentumot minduntalan kinyomtatni, mivel a párhuzamos görgetés funkcióval mindkét dokumentum jól olvasható egyetlen képernyőn is.
16. A napi rendszerességgel használt alkalmazások esetében "kapcsoljuk ki" szoftveres módon a  nyomtatási lehetőséget.
17. Kövessük nyomon a felhasználókra eső nyomtatási számot, ez segítheti az optimalizálást.
18. Használjunk vállalatirányítási rendszert, amely jelentősen lecsökkenti a belső papíralapú dokumentumok áramálását.
19. A magáncélú nyomtatásokhoz használjunk külön tálcát, amit olyan papírral töltünk fel, aminek az egyik oldalán már van nyomtatás.
20. Azokat a papírokat, amik nem tartalmaznak titkos információt és az egyik oldaluk még használható, jutassuk el óvodáknak.
21. Egy másik újrahasznosítási ötlet: a papírhulladékból készítsünk brikettet, mellyel kiválthatjuk a tüzelésre használt fát.

Egységes iratkezelés a közigazgatásban - Itt az e-közigazgatás?

Fekete Gábor helyettes államtitkár beszédet mond az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelés megvalósítása projekt rendezvényén


Fekete Gábor, a KIM e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára beszédet mond az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelés megvalósítása (EKOP-3.1.2) projekt rendezvényén.

Háttér:

A projekt célja, hogy olyan rendszert vezessenek be, amely egységesíti az irat- és dokumentumkezelést a minisztériumokon belül és azok között, továbbá növeli az irat- és dokumentumkezelés hatékonyságát, és gyorsabb ügyintézést tesz lehetővé.

A rendszer bevezetésével az egyes szervezeteknél elektronikusan egyszer már rögzített iratok, másik szervezethez történő átadásával és újrarögzítés nélküli ügyintézésével megvalósul a minisztériumok közötti hatékony és gyors együttműködés.

Az Új Széchenyi Terv keretén belül az „Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer megvalósítása” című projektre az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával 943 millió Forint támogatási keretösszeg áll rendelkezésre. (kormany.hu)

Egységes ügyviteli rendszert vezet be a KIM

Egységes ügyviteli rendszert vezet be a KIM

Több mint 900 millió forint költségvetésű uniós projekt keretében egy korszerű, gazdaságos, egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszert vezetnek be. A projektet a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium irányításával a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalából és a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. -ből álló konzorcium valósítja meg.

A közigazgatás megújítása a kormányprogram reformjainak egyik kiemelkedő eleme. A Nemzeti Együttműködés Program céljai közt szerepel a bürokrácia csökkentése, a bürokrácia-helyettesítő informatikai rendszerek kiépítése, bevezetése, e-kormányzás, állami adatbázisok összeköttetése, adminisztrációs feladatok automatizálása.

A projekt célja, hogy olyan rendszert vezessenek be, amely egységesíti az irat- és dokumentumkezelést a minisztériumokon belül és azok között, továbbá növeli az irat- és dokumentumkezelés hatékonyságát, valamint gyorsabb ügyintézést tesz lehetővé. A rendszer bevezetésével az egyes szervezeteknél elektronikusan egyszer már rögzített iratok, másik szervezethez történő átadásával és újrarögzítés nélküli ügyintézésével megvalósul a minisztériumok közötti hatékony és gyors együttműködés.

A projekt elősegíti a minisztériumokon belül a digitális aláírás használatát, valamint a digitálisan aláírt, eredeti formátumot alkalmazó munkafolyamatok terjedését. Az ügyintézői körre is kiterjeszti az irat- és dokumentumkezelés használatát, és elősegíti az érintett szervezeteknél a teljesen elektronikus, digitalizált kép alapú ügyintézés kialakulását.

Az Új Széchenyi Terv keretén belül az „Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer megvalósítása” című projektre az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával 943 millió forint támogatási keretösszeg áll rendelkezésre.

A projekt megvalósítása megkezdődött és 2013. június 30-ával fejeződik be.

Az uniós pályázati forrásból eddig már hét minisztériumban és a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalában vezették be az egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszert. (MTI/OrientPress)

Dokumentumkezelő rendszer kkv-knak – szolgáltatásként

Dokumentumkezelő rendszer kkv-knak – szolgáltatásként

Kis- és középvállalatoknak fejlesztette a T-Systems a webes felületen, az instantIT szolgáltatáscsomag részeként elérhető instantDoc dokumentumkezelő és folyamattámogató rendszert.

Webböngészőn keresztül érhetik el a felhasználók a T-Systems kifejlesztette dokumentumkezelő és folyamattámogató szolgáltatását, az instantDoc-ot. A felületet úgy alakították ki – állítják a fejlesztők –, hogy akár tabletről is kezelhető lesz a rendszer. Az instantDoc a T-Systems felhőalapú szolgáltatáscsaládjának legújabb eleme.

IQSYS-ként kezdték fejleszteni

Az azóta a T-Systems részévé vált IQSYS még tavaly nyitotta meg győri szolgáltatóközpontját, ahonnan a Microsofttal és az SAP-val közösen kialakított, és a régió kkv-inak az igényihez igazított instantIT-t szolgáltatja. A most bemutatott temék ennek a szolgáltatáscsomagnak a részeként kerül piacra.

Ahogy a csomag többi elemét – az SAP Busoness One-ra alapozott instantÜgyvitel vállalatirányítási rendszert, a Microsoft Dynamicsra épülő instantSales ügyfélkezelő rendszert, valamint a beszerzést támogató instantBörzét és a kis és közepes pénzintézetek kiszolgálására alkalmas back office és front office megoldást, az instantMoney-t – az instantDoc-ot is havidíjas alapon, bérleti konstrukcióban lehet használni.

Az instantDoc bevezetése – ígéri a szolgáltató – egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi az iratok kezelését, például az iratok, levelek, munkaanyagok visszakeresését. Moduláris felépítésű, ami könnyíti a testreszabást. A szolgáltatás bevezetését egy mindenre kiterjedő bevezetési forgatókönyvvel segíti a szolgáltató.

Az instantDoc több mint 152 millió forintba került, melyhez a T-Systems – pontosabban még az IQSYS – több mint 38 millió forint vissza nem térítendő támogatást nyert el a „Vállalati innováció ösztönzése” című pályázati kiíráson az Új Széchenyi Terv keretében. (Annak idején az IQSYS a több mint 280 millióba kerülő győri szolgáltatóközpont kialakítására szintén nyert támogatást: GOP forrásokból 78 millió forintot.)

AJÁNLÓ

Vállalati dokumentumkezelés tanfolyam - vizsgával, névjegyzékkel – Vállalati dokumentumkezelés tájékoztató és jelentkezési lap >>>