PrintSoft-Hungary Kft.: OTP Bank Nyrt. - innovatív megoldások az output folyamat optimalizálásban, elektronikus dokumentumkezelésben és archiválásban

OTP Bank Nyrt. - innovatív megoldások az output folyamat optimalizálásban, elektronikus dokumentumkezelésben és archiválásban

Az OTP Bank Nyrt. Magyarország legnagyobb múltra tekintő pénzügyi szolgáltatójaként tudja, hogy a legkorszerűbb integrált technológiák és a szigorúan kötött vizuális megjelenés együttesen biztosítják a versenyképességet, a minőségi termék- és szolgáltatásfejlesztést, és az eredményes bankműködést. Sikerének egyik kulcsa, hogy mindig keresi azokat az innovatív megoldásokat, amelyekkel hatékonyabb üzletmenetet és új irányokat tud kialakítani az ügyfelekkel történő kommunikációban.

Projekt előzmények

A folyamatos fejlődést szem előtt tartva az OTP Bank Nyrt. azt az igényt fogalmazta meg, hogy az ügyfélkommunikációban résztvevő nagytömegű dokumentumok nyomatképeit házon belül tudja létrehozni, megtervezni és folyamatosan karbantartani. Korábban a kivonatok előállítása úgy történt, hogy közvetlenül a tranzakciós rendszerekből adta át a Bank az adatokat a nyomdának, ahol az adatok fogadását követően egy szoftveres feldolgozás során került kialakításra a papíron megjelenő nyomatkép.

A nagytömegű dokumentum előállítási folyamatok megváltoztatása mellett cél volt továbbá a nyomatképek újratervezése, átalakítása már az eszköz bevezetésével párhuzamosan. A vállalat stratégiájának megfelelően a nyomatképek optimalizálásával azt kívánták elérni, hogy a nyomatmennyiség csökkenjen, ezáltal a felhasznált alapanyag és küldeményszám is redukálásra kerüljön. A költségek racionalizálása és a működési hatékonyság javítása ilyen módon találkozott a környezettudatos magatartás célkitűzésével.

FlowLogic keretrendszer

A folyamatok feltérképezése során egyértelművé vált, hogy a forrásrendszerek adatai még a nyomatképek előállítása előtt átalakításra kell, hogy kerüljenek, mivel azok struktúrája, rendezettsége nem felelt meg az OTP Bank Nyrt. végleges követelményeinek. A PrintSoft olyan műszaki koncepciót dolgozott ki, ahol a FlowLogic keretrendszer feladata az adatok feldolgozása, a teljes előállítási folyamat vezérlése és a visszajelentések kezelése. A teljes rendszer nem csak a fizikai kimenetet jelentő PCL file-okat, hanem az archiváláshoz szükséges PDF állományokat is kezeli. Havonta mintegy 4-4,5 millió kivonat előállítása történik, amelyeknek 80 százaléka egy kétnapos időablakban áll elő. A magasfokú rendelkezésre állás mellett a projekt eredményeként jelentősen csökkentek a gyártási költségek is, köszönhetően az alapanyag felhasználás és a nyomtatott oldalak számának csökkenésének.

A FlowLogic segítségével a feldolgozási folyamatba kulcsfontosságú üzleti logikák lettek beépítve. Költségtakarékossági és környezettudatossági szempontból is a leglényegesebb közülük a logikai összeborítékolás, amelynek köszönhetően a nyomtató file-ban összerendelve találhatóak az egy borítékba kerülő, de külön inputból származó dokumentumok. Az előfeldolgozás során történő indexelés alapján készíthetők tételsor rendezett adatállományok, ahol beállíthatók a további feldolgozáshoz szükséges adatok. Csatolhatók a dokumentumokhoz üzletági információkat vagy törvény által előírt értesítéseket tartalmazó kötelező üzenetek, illetve az esetleges lapszámnövekedés függvényében is dönthetnek az opcionális marketing üzenetek beillesztéséről.

FlowLogic nyomatkép tervezés

Az OTP Bank Nyrt. a PrintSoft-Hungary Kft. szakértelmére támaszkodva kiválasztotta a PReS layout tervező eszközt, amely a legnagyobb teljesítményre és legösszetettebb feladatokra képes dokumentum kompozíciós eszköz a világon. A FlowLogic keretrendszerbe ágyazott PReS támogatja a meglévő dokumentumtervező eszközök és folyamatok integrációját a teljes vállalati környezeten belül, ezért a licenszek beszerzését követően azonnal megkezdődhetett a nyomatképek újratervezése. Az egyedülálló szolgáltatásokat és funkciókat a VDP (Variable Data Print) területére a PReS saját programnyelve adja, amely igazodik a különböző nyomtatási és gyártási technológiákhoz és lehetővé teszi a változó adattartalmú nyomtatást. Az így létrehozott dokumentumok egyaránt tartalmazhatnak szövegrészeket, változókat, grafikákat, vonalkódokat és OMR kódokat, származtatott adatokat.

Feltételekre épülő logikákkal dinamikus dokumentumok hozhatók létre, amelyek esetében  a dokumentum nyomatképe az input adatoktól függően változhat, mutálódhat. A PReS képes a dokumentum előállítására nyomtatáshoz, vagy akár elektronikus kiküldésre is. Ennek megfelelően a dokumentum publikálható nyomtatott, email, weblap, PDF dokumentum, SMS üzenet, XML file formátumban, akár párhuzamos csatornákon is. Nagy jelentősége volt tehát e technológia bevezetésének, mert mérföldkövét képezte az OTP Bank Nyrt. webes ügyfélkapcsolat menedzsment (CRM) stratégiájának.

„A projekt egyik célkitűzése volt az OTP Bank Nyrt. kommunikációjában használt üzleti dokumentumok egységesítése. Elértük, hogy a kivonatképben csak minimális eltérés van az üzleti felhasználás szerinti eltérő igények alapján, maga a kivonatok felépítése, tagoltsága, betűkészlete és a logók gyakorlatilag egyformák.” – mondja Csaba Krisztián, az OTP Bank Nyrt. IT rendszerszervezési szakértője. „Az OTP különböző szervezetei felismerik, hogy nálunk a ’Kivonatgyárban’ előállított és onnan archivált levelek sokkal költséghatékonyabban tudnak elkészülni, és adott esetben rugalmasabban lehet a módosításokat előállítani rajtuk. Levelekből jelenleg 50-félét tudunk előállítani, amelyek jelentős eltérést mutatnak a levéltörzs szövegében, de egységesek az arculati elemekben. Folyamatosan jelentkeznek újabb igények, de a PrintSoft által szállított rendszer használatával biztosíthatjuk, hogy mindig első ránézésre azonosítható, ha a levél az OTP-től érkezett.”

FlowLogic Marketing modul

Az arculati szempontból egységes üzleti kommunikáción túl lényeges eleme a FlowLogic rendszernek a  Marketing modul, amelynek kifejlesztéséhez nagymértékben hozzájárultak az OTP Bank Nyrt.-nél megfogalmazott igények. A CRM rendszerből jövő információk alapján egy meghatározott célcsoportra, vagy akár adott személyre szabott marketing üzenetek létrehozását egyaránt támogatja. Adatokat szolgáltat a feldolgozási folyamat részére, amelynek segítségével eldönthető, hogy mely dokumentumokhoz mely marketing üzenetek, vagy mellékletek kapcsolása szükséges.

A marketing rendszerben tárolt üzeneteket és az üzenetekhez kapcsolódó feltételrendszereket a feldolgozási folyamat erre a célra fejlesztett plugin megoldása olvassa fel, majd hajtja végre az előírt feltétel kiértékeléseket. Ezt követően adatbázis szinten csatolja az értékelésen megfelelt üzeneteket az éppen feldolgozás alatt lévő dokumentumhoz.

A modul egyszerű kezelői felületével biztosítja, hogy egy átlagos számítógépkezelői gyakorlattal bíró személy is könnyedén használhatja. Így különösebb informatikai szakértelem nélkül is létrehozhatók a szabványosított dokumentumok marketing üzenetei. Az elkészült tartalmak elfogadása és módosítása felhasználói jogosultsági szintek szerint történik.

FlowLogic archív modul

A PrintSoft-Hungary Kft. saját fejlesztésű FlowLogic keretrendszerének bevezetésével párhuzamosan az OTP Bank Nyrt. részéről felmerült az addig használt elektronikus archiváló rendszer leváltásának igénye. A PrintSoft-Hungary Kft. egy előkészítő projekt keretében létrehozott egy koncepciót egy új archív rendszer bevezetésére és a már meglévő adatok migrációjára vonatkozóan.

A kidolgozott koncepció alapján bevezetésre került a FlowLogic nagykapacitású, skálázható archív modulja, a Saperion, amely 2011 első negyedévében már élesben is megkezdte a működést és 7x24 üzemmódban szolgál ki több, mint 2000 felhasználót. Sokrétű műveleteivel elektronikus tudásbázissá alakítja az információkat és univerzális adatkezelést tesz lehetővé. Az OTP Bank Nyrt. archívumába folyamatosan migrálásra kerülnek a pdf és txt dokumentumok, melyek száma jelenleg meghaladja a 600 milliót. Évente közel 75 millió új dokumentum kerül be a rendszerbe. A projekt során önálló kliens került kifejlesztésre, amelyet az ügyfélszolgálat és a belső szervezetek is használnak. Megvalósult az elektronikus csatornák integrációja és a Saperion archiváló rendszernek köszönhetően az elektronikus információ könnyen elérhető és visszakereshető. A bank internetes OTPdirekt szolgáltatását igénybe vevő egyéni és az Elektra terminált használó vállalati ügyfelek is azonnal elérhetik az archivált számlakivonatokat.

A FlowLogic rendszer nemcsak egy archívum, hanem egyben egy információbázis a bank számára, ami sokoldalúan használható a hatákonyság növelésében minden területen. Az információk megfelelő rendszerezése, kategorizálása és analizálása alapvető fontosságú az ügyfelektől és ügyfelekről rendelkezésre álló számos különböző típusú, jellegű és formátumú adat kezelésében és hatékony felhasználásában. Ezeknek a dokumentum-alapú munkafolyamatoknak a támogatására ad választ a PrintSoft-Hungary Kft. megoldása.

 „Figyelemreméltó többletértéket teremtett az OTP Banknak, hogy ezekkel a technológiai váltásokkal és az új rendszerelemekkel nemcsak a szlogen szintjén valósul meg a bankok számára legfontosabb szempont, a biztonság, amelyet nekünk állandóan biztosítani kell. – összegezte a fejlesztés eredményeit Borbély János, az OTP Bank Nyrt. IT projekt menedzsere. „A korszerű, átlátható, jól kézben tartható informatikai elemek megalapozzák és a jövőbe láthatóan is szolgálják ezt a biztonságot.”

A projekt során került implementálásra a FlowLogic ESign modul is, amelyen keresztül a jogszabályi követelményeknek megfelelően elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott, hitelesített elektronikus kivonatok készülnek. A FlowLogic keretrendszerrel az OTP Bank Nyrt. által használt csaknem tízféle banki rendszert sikerült konszolidálni a PrintSoft-Hungary Kft. közreműködésének köszönhetően. Az output folyamatok optimalizálásával, az elektronikus dokumentumkezelés és a Saperion archiváló rendszer bevezetésével olyan innovatív rendszert kapott az OTP Bank Nyrt., amellyel jelentős lépéselőnyre és egyedülálló adottságokra tett szert a banki szektorban. (Printsoft)

[PrintSoft OTP Bank Nyrt esettanulmány letöltése >>>]