Iratkezelés felhőben - Új rendszer a piacon

Kkv-k és könyvelők munkáját segíti az új startup

Alapvető változást hozhat a könyvelők mindennapi munkájában egy hazai innováció. A fejlesztés akár harmadával is gyorsítja és biztonságosabbá teheti munkájukat.

Az európai kitekintésben is újszerű, platformfüggetlen megoldás a gyakorlatban egyfajta elektronikus csőpostaként működik. Kornis Györgyöt, az SDS Zrt. egyik vezetőjét kérdeztük a megoldásról.

Computerworld: Mi adta az ötletet a fejlesztésre?

Kornis György: A kkv-szektor szereplőinek jelentős része külsős szakemberrel, könyvelőirodával végezteti számviteli, könyvelési feladatait. Az ehhez szükséges bizonylatok, elsősorban bejövő és kibocsátott számlák jellemzően papír alapon, havi gyűjtésben kerülnek a könyvelőhöz – aki vagy érte megy, vagy az adózó viszi el neki −, majd év végén, pontosabban a beszámoló elkészítését követően a könyvelő visszajuttatja a köteget a vállalkozáshoz, aki ezt valahol eltárolja, majd egy esetleges vizsgálatnál, beszámoltatásnál az egész papírhalmazt újra elviszi a könyvelőhöz, aki az ellenőrzés végeztével újra visszaadja azt.

Az első gond ezzel a gyakorlattal, hogy a számlák utaztatása időbe és pénzbe kerül, és nem biztos, hogy minden számla eljut a könyvelőhöz, de az út során is elkeveredhet. A másik probléma, hogy a havonta vagy még ritkábban lekönyvelt számlák egyszerre jelentenek rengeteg munkát a könyvelők számára, a begyűjtött számlák pedig tonnaszám halmozódnak egy-egy könyvelőirodában. A számviteli szakember ráadásul egyesével, kézzel rögzíti a programba a bizonylatokat, amely nagyon időigényes. Ráadásul ugyanezeket az adatokat a gazdálkodó valamilyen módon szintén nyilvántartja, hiszen neki naprakész információra van szüksége. Ezt a gyakorlatot váltja ki az SDS Zrt. fejlesztése, ami egyenesen a könyvelő programjába továbbítja a számla képét és adatait, megtakarítva a rögzítési munkát, és visszakereshető módon tárolja is azokat. Ezzel jelentősen csökkennek az adatrögzítési hibák, az iratok elkallódása és a könyvelők túlterhelése a bevallási határidők környékén, és a párhuzamos adatkezelés.

CW: Vannak már a piacon dokumentumkezelő megoldások, ez miben tér el?

KGy: A most kifejlesztett, Sdsys (Smart Document System) nevű rendszer csak annyiban dokumentumkezelő, hogy dokumentumok mozgatása a feladata, de nem sorolható be a klasszikusan valamilyen iktatási folyamathoz kapcsolódó dokumentumkezelő-programok közé. Az adott cég a beérkező vagy kiállított számlát beszkenneli, és az azonnal megjelenik a könyvelő programjában. A könyvelőnek csak el kell fogadnia az automatikusan rögzített adatokat, amelyek helyességét a számla megjelenő képén ellenőrizheti. Ez még azokkal a könyvelőprogramokkal is működik, amelyek önmagukban nem rendelkeznek dokumentumkezelő vagy grafikus felülettel.

Ahogy a könyvelő lépked a saját, megszokott programjában a befogadott vagy kiállított számlák között, mindegyiknek látja a tartalmát és a képét is. A könyvelőknek semmilyen új technikát nem kell tanulniuk, a megoldás az eddigi munkájukat teszi még rendezettebbé és gyorsabbá, miközben pontosan dokumentálódik, hogy milyen számlák érkeztek be hozzá és mikor.

CW: Mit jelent ez IT-szempontból?

KGy: IT-szempontból a rendszer több építőelemből áll össze. A papíralapú dokumentumot be kell szkennelni, vagy ha eleve kép, pdf stb. formában, tehát digitálisan érkezett, akkor pedig be kell olvastatni a rendszerrel. Ezt követően egy külső karakterfelismerő szolgáltatás kinyeri belőle az adatokat. A beküldést végezheti közvetlenül egy számlázó, de egy vállalatirányítási program is. Az sdsys kapcsolat meghatározó technikája egy SOAP kommunikációs csatorna, xml fájlokkal.

CW: Mit kell tudnia ehhez a KKV IT-felelősének?

KGy: A megoldás egyik legfontosabb IT-előnye, hogy platformfüggetlen, bármely, például könyvelési rendszerbe gyorsan integrálható, mindenki számára elérhető dokumentum-közműként kíván működni. A fejlesztő SDS Zrt. most külön pénzügyi megoldást dolgozott ki arra, hogy a könyvelési és más szoftverek fejlesztőit, gyártóit érdekeltté tegye a csatolófelület beillesztésében. Emellett az eszköz kiváltja a máskor szükséges, egyedi interface-eket, mert bármely két szoftver között képes adatot közvetíteni.

Az SDSys rendszerrel egy olyan felület is keletkezett, amelyen a kiegészítő szolgáltatások egy kattintással elérhetők, és kifejezetten törekvés, hogy itt rövidesen több szolgáltató is megjelenjen ugyanarra a feladatra (pl. archiválás, elektronikus számla, adószám-ellenőrzés stb.). Fontos tény továbbá, hogy az SDSys rendszerben egy elektronikus számla létrehozása töredékébe kerülhet más szolgáltatásokhoz képest, ami további felhasználási területeket vetít előre.

CW: Mit kell tudnia ehhez a felhasználóknak?

KGy: Mivel semmilyen bevezetési procedúra nem tartozik hozzá, azoknak a könyvelőknek, akiknek a programjában benne van az SDSys csatolófelület, egyszerűen csak használniuk kell ezt, illetve közölni az ügyfeleikkel, hogy számláikat a továbbiakban ezen keresztül küldjék el számára. Ennek egyetlen előfeltétele, hogy a könyvelési programok készítői a legújabb frissítéseikbe beépítsék az SDSys kompatibilitást.

CW: Mi az előnye a döntéshozó számára?

KGy: Nagyon sok előnye van. Csak néhányat említve: a papíralapú dokumentumokat nem kell sem a könyvelőnél, sem pedig az irodában őrizni (ha van megőrzési kötelezettség, akkor is egyből az irattárba, archívumba kerülhetnek), hiszen annak képi anyaga mindig rendelkezésre áll, akár sok évvel később is. Ezzel nemcsak a könyvelőirodákban tonnaszám halmozódó számláktól lehet megszabadulni, de állandó utaztatásuktól is. A teljesen papírmentes adatbázis létrehozásának természetesen az is feltétele, hogy minden dokumentum elektronikusan archivált legyen. Előny, hogy végre megnyílik a technikai alapfeltétele a naprakész könyvelési szolgáltatásnak. A könyvelő munkája számításunk szerint mintegy 50-70%-kal válhat hatékonyabbá.

CW: Mit várnak a piactól?

KGy: Becslésünk szerint mintegy két éven belül a hazai könyvelők ügyfelei, tehát a magyar kkv-szektor fele az új megoldással „utaztatja” majd számláit, az ehhez szükséges csatolófelület pedig egyfajta „dokumentum-közműként” minden könyvelőprogramba bekerül majd. Ezzel együtt célunk, hogy az új lehetőség ne csak Magyarországon, de Európa más országaiban is teret hódítson.

****
Könnyítse meg munkáját! Dokumentumkezelési, szkennelés (digitalizálás), adatvédelmi, felhő és üzleti folyamat, illetv üzletfejlesztési (Streaming, Ügyfélélmény stb.) tanfolyamok a DWP Akadémián! Töltse le tájékoztatónkat: DWP Akadémia eseménynaptár >>>

Iratkezelés a közigazgatás számára tanfolyam - Pályázat!

Iratkezelés a közigazgatás számára tanfolyam - Pályázat!

A DWP Portál (www.docuworld.hu) társadalmi felelősségvállalása keretében pályázatot hirdet önkormányzatok (közigazgatás) számára - tanfolyami részvétel (Iratkezelés a közigazgatásban, Szkennelés a gyakorlatban és további képzések) lehetővé tétele tárgyában.

A DWP Portál szorosabb és tágabb közösségének érdekében arra törekszik, hogy azon rászoruló önkormányzatok számára is elérhetővé tegye képzéseit (Iratkezelés a közigazgatásban, Szkennelés a gyakorlatban és további oktatások), amelyeknek pillanatnyi lehetőségei nem engedik meg, hogy fizessenek ezért.

A pályázat

A DWP Portál önkormányzati programjának időzítése: 2015. májusától visszavonásig vagy 2015. december 31-ig.

A program keretében egy-egy képzésen (Iratkezelés a közigazgatásban - legközelebb 2015. május 7.- Szkennelés a gyakorlatban - 2015.03.31.- és további képzések) résztvevők maximális létszáma 2 fő

Tanfolyami lista - DWP Akadémia >>>

A program DWP Portál átal térített része: a képzési folyamat közvetlen költségei (helyszínbérlet, oktatói díj,  elektronikus képzési segédletek, technikai és eszközköltségek).
A program résztvevők viselte költségei: az esetleges étkezési (ezt külön jelezzük) és az utazási költségeket.

A pályázat benyújtásának módja és határideje

Beadandó dokumentumok:
- Támogatás igénylése max 1/2 A/4 oldal terjedelemben, e-mailban vagy önálló, csatolt dokumentumban. Benne: az intézmény indoklása a támogatáshoz és a kapcsolódó szakmai tevékenységének rövid írásos bemutatása.
- Jelentkezési lap, a közlendők rovatban "Támogatás keretében" feltüntetésével.

A pályázat benyújtásának határideje: 2015. március 31-től fpolyamatosan.

A DWP Portál és pályázati információk www.docuworld.hu és Fodor Zoltán szakmai igazgató, 06/30/600 31 26.

Szkennelés (digitalizálás) a gyakorlatban tanfolyam – a közigazgatás számára is

Szkennelés (digitalizálás) a gyakorlatban tanfolyam – a közigazgatás számára is

A szervezeti dokumentumok értékét az általuk hordozott információ (számla összeg, szerződések adatai...) jelenti, ezért digitalizálásuk speciális követelményeket támaszt a szkennerekkel, illetve a szkennelési folyamattal szemben.

Ezeknek a dokumentumoknak esetében a megfelelő szkennelésen túl lényeges szempont, hogy a digitalizálás általában a szervezetek fontos folyamataihoz kapcsolódnak, ezért az előállított képek hatékony kezelésére (felhasználás, tárolás, visszakeresés, megfelelő folyamathoz rendelés...) is különleges figyelmet kell fordítani.

A DWP Akadémia képzésének célja, hogy a résztvevők számára betekintést adjon a szkennerek gyorsan fejlődő világába és megismertessen a szkennelés költségeivel, hasznaival, szervezeti helyével, szerepével a folyamatokban, illetve a legjobb gyakorlatokkal.

A tanfolyam vizsgával és névjegyzékbe kerüléssel zárulhat.  A Papírmentes Koalíció támogatásával.

Időpont: 2015. március 31., kedd

Helyszín: Canon Hungária Kft. Oktatóterme - Graphisoft Park, Záhony utca 7.

Ellenérték: HUF 29.000,- + ÁFA – A jelentkezési lapon kérjük feltüntetni a választott kedvezményt – köszönjük!

Az Ön kedvezményei:

Közigazgatás számára egységesen és a jelentkezés alatt mindenkor: HUF 9.900,- + ÁFA (+ HUF 5.000,- + ÁFA kedvezményes vizsgadíj)

Kedvezményes jelentkezés a blog olvasóinak: HUF 9.900,- + ÁFA (+ HUF 5.000,- + ÁFA kedvezményes vizsgadíj) a fizetendő ellenérték (A jelentkezési lapon kérjük feltüntetni a kedvezmény jogcímét és mértékét – köszönjük!)

Jelentkezzen MOST kedvezménnyel! Szkennelés a gyakorlatban tanfolyam – Részletes tájékoztató és jelentkezési lap >>>

Teljes tanfolyami lista itt tölthető le: DWP Akadémia induló tanfolyamai >>>

A kiscsoportos oktatás miatt a helyek száma korlátozott, jelentkezések elfogadása a beékezések sorrendjében. Amennyiben Önt nem érdekli a képzés, kérjük küldje el munkatársát vagy hívja fel érintett, érdeklődő partnere figyelmét!

A tanfolyamok résztvevőinek elégedettsége miatt lehetségesek változtatások, amelyekről az érdeklődőket, jelentkezőket tájékoztatjuk.

Elérhetőségek
DWP Akadémia
Fodor Zoltán
szakmai igazgató
Telefon: 06/30/600 31 26
DWP Akadémia mail >>>

Biztonságos, wi-fi – és felhőalapú mobilnyomtatási funkciókkal fejleszti legújabb berendezéseit a Xerox

Biztonságos, wi-fi – és felhőalapú mobilnyomtatási funkciókkal fejleszti legújabb berendezéseit a Xerox

Az IDC közelmúltban publikált globális felmérésből kiderül, hogy az irodai dolgozók alig felének van lehetősége, hogy a mobil eszközéről nyomtasson. Emellett mindössze harmaduk tud az irodán kívülről hozzáférni nyomtatójához A Xerox a legújabb berendezésein elvégzett fejlesztéseivel ezeket a folyamatokat teszi mostantól gördülékenyebbé és egyszerűbbé.

A Xerox Phaser® 6020/6022 színes nyomtatókat és a WorkCentre 6025/6027 színes multifunkciós készülékeket a vállalat szakemberei olyan beállítással látták el, amellyel a felhasználók bármilyen email-t, fotót, irodai dokumentumot kinyomtathatnak a laptopjukról, tabletjükről, vagy az okostelefonjukról. Ugyanakkor mindezek a Wi-Fi Direct, Apple AirPrint, Google Cloud Print alkalmazások révén, telepítő, letöltő- és illesztő-programok használata nélkül elérhetőek, sőt, a beépített védelmi megoldásoknak köszönhetően a nyomtatás biztonságos is marad, bárhol, bármikor.

Mind a Xerox Phaser® 6020/6022 színes nyomtatók, mind a WorkCentre 6025/6027 színes multifunkciós készülékek olyan időtakarékos funkcióval is rendelkeznek, mint az egyszerűsített vezeték nélküli beállítási lehetőség, vagy a Paper Setup Navigator, amellyel a nyomtatási méretek és mennyiségek is tetszés szerint kalibrálhatóak. Emellett mind a négy készüléket 150 íves papíradagolóval szerelték fel, amely alkalmas speciális médiák kezelésére 60 és 163 grammsúly között. Továbbá a WorkCentre 6027-nek része egy 15 ív kapacitású adagoló, hogy egy pillanatra se legyen fennakadás a több oldalas dokumentumok másolási, faxolási és szkennelési feladatai közben.

A berendezések sebességére sem lehet panasz. A Xerox Phaser® 6022 színes nyomtató és a WorkCentre 6027 színes multifunkciós készülék egyaránt 18 oldal per perc gyorsasággal készíti el a nyomatokat színesben és fekete-fehérben is. A készülékek összes funkciója közti navigációt pedig a nagyméretű, színes érintőképernyős felület teszi egyszerűvé. Ezekkel a nagyfelbontású képek nyomtatására alkalmas készülékekkel ragyogó színű illusztrációkkal, és éles szövegekkel egyaránt ellátott prezentációs, promóciós kiadványok gyárthatóak rövid idő alatt.

A Xerox Phaser 6020/6022 és a WorkCentre 6025/6027 már elérhető Magyarországon is a Xerox disztribúciós hálózatán keresztül.

****

Kapcsolódó oktatás a DWP Akadémián: Szkennelés a gyakorlatban >>>