Iratkezelés felhőben - Új rendszer a piacon

Kkv-k és könyvelők munkáját segíti az új startup

Alapvető változást hozhat a könyvelők mindennapi munkájában egy hazai innováció. A fejlesztés akár harmadával is gyorsítja és biztonságosabbá teheti munkájukat.

Az európai kitekintésben is újszerű, platformfüggetlen megoldás a gyakorlatban egyfajta elektronikus csőpostaként működik. Kornis Györgyöt, az SDS Zrt. egyik vezetőjét kérdeztük a megoldásról.

Computerworld: Mi adta az ötletet a fejlesztésre?

Kornis György: A kkv-szektor szereplőinek jelentős része külsős szakemberrel, könyvelőirodával végezteti számviteli, könyvelési feladatait. Az ehhez szükséges bizonylatok, elsősorban bejövő és kibocsátott számlák jellemzően papír alapon, havi gyűjtésben kerülnek a könyvelőhöz – aki vagy érte megy, vagy az adózó viszi el neki −, majd év végén, pontosabban a beszámoló elkészítését követően a könyvelő visszajuttatja a köteget a vállalkozáshoz, aki ezt valahol eltárolja, majd egy esetleges vizsgálatnál, beszámoltatásnál az egész papírhalmazt újra elviszi a könyvelőhöz, aki az ellenőrzés végeztével újra visszaadja azt.

Az első gond ezzel a gyakorlattal, hogy a számlák utaztatása időbe és pénzbe kerül, és nem biztos, hogy minden számla eljut a könyvelőhöz, de az út során is elkeveredhet. A másik probléma, hogy a havonta vagy még ritkábban lekönyvelt számlák egyszerre jelentenek rengeteg munkát a könyvelők számára, a begyűjtött számlák pedig tonnaszám halmozódnak egy-egy könyvelőirodában. A számviteli szakember ráadásul egyesével, kézzel rögzíti a programba a bizonylatokat, amely nagyon időigényes. Ráadásul ugyanezeket az adatokat a gazdálkodó valamilyen módon szintén nyilvántartja, hiszen neki naprakész információra van szüksége. Ezt a gyakorlatot váltja ki az SDS Zrt. fejlesztése, ami egyenesen a könyvelő programjába továbbítja a számla képét és adatait, megtakarítva a rögzítési munkát, és visszakereshető módon tárolja is azokat. Ezzel jelentősen csökkennek az adatrögzítési hibák, az iratok elkallódása és a könyvelők túlterhelése a bevallási határidők környékén, és a párhuzamos adatkezelés.

CW: Vannak már a piacon dokumentumkezelő megoldások, ez miben tér el?

KGy: A most kifejlesztett, Sdsys (Smart Document System) nevű rendszer csak annyiban dokumentumkezelő, hogy dokumentumok mozgatása a feladata, de nem sorolható be a klasszikusan valamilyen iktatási folyamathoz kapcsolódó dokumentumkezelő-programok közé. Az adott cég a beérkező vagy kiállított számlát beszkenneli, és az azonnal megjelenik a könyvelő programjában. A könyvelőnek csak el kell fogadnia az automatikusan rögzített adatokat, amelyek helyességét a számla megjelenő képén ellenőrizheti. Ez még azokkal a könyvelőprogramokkal is működik, amelyek önmagukban nem rendelkeznek dokumentumkezelő vagy grafikus felülettel.

Ahogy a könyvelő lépked a saját, megszokott programjában a befogadott vagy kiállított számlák között, mindegyiknek látja a tartalmát és a képét is. A könyvelőknek semmilyen új technikát nem kell tanulniuk, a megoldás az eddigi munkájukat teszi még rendezettebbé és gyorsabbá, miközben pontosan dokumentálódik, hogy milyen számlák érkeztek be hozzá és mikor.

CW: Mit jelent ez IT-szempontból?

KGy: IT-szempontból a rendszer több építőelemből áll össze. A papíralapú dokumentumot be kell szkennelni, vagy ha eleve kép, pdf stb. formában, tehát digitálisan érkezett, akkor pedig be kell olvastatni a rendszerrel. Ezt követően egy külső karakterfelismerő szolgáltatás kinyeri belőle az adatokat. A beküldést végezheti közvetlenül egy számlázó, de egy vállalatirányítási program is. Az sdsys kapcsolat meghatározó technikája egy SOAP kommunikációs csatorna, xml fájlokkal.

CW: Mit kell tudnia ehhez a KKV IT-felelősének?

KGy: A megoldás egyik legfontosabb IT-előnye, hogy platformfüggetlen, bármely, például könyvelési rendszerbe gyorsan integrálható, mindenki számára elérhető dokumentum-közműként kíván működni. A fejlesztő SDS Zrt. most külön pénzügyi megoldást dolgozott ki arra, hogy a könyvelési és más szoftverek fejlesztőit, gyártóit érdekeltté tegye a csatolófelület beillesztésében. Emellett az eszköz kiváltja a máskor szükséges, egyedi interface-eket, mert bármely két szoftver között képes adatot közvetíteni.

Az SDSys rendszerrel egy olyan felület is keletkezett, amelyen a kiegészítő szolgáltatások egy kattintással elérhetők, és kifejezetten törekvés, hogy itt rövidesen több szolgáltató is megjelenjen ugyanarra a feladatra (pl. archiválás, elektronikus számla, adószám-ellenőrzés stb.). Fontos tény továbbá, hogy az SDSys rendszerben egy elektronikus számla létrehozása töredékébe kerülhet más szolgáltatásokhoz képest, ami további felhasználási területeket vetít előre.

CW: Mit kell tudnia ehhez a felhasználóknak?

KGy: Mivel semmilyen bevezetési procedúra nem tartozik hozzá, azoknak a könyvelőknek, akiknek a programjában benne van az SDSys csatolófelület, egyszerűen csak használniuk kell ezt, illetve közölni az ügyfeleikkel, hogy számláikat a továbbiakban ezen keresztül küldjék el számára. Ennek egyetlen előfeltétele, hogy a könyvelési programok készítői a legújabb frissítéseikbe beépítsék az SDSys kompatibilitást.

CW: Mi az előnye a döntéshozó számára?

KGy: Nagyon sok előnye van. Csak néhányat említve: a papíralapú dokumentumokat nem kell sem a könyvelőnél, sem pedig az irodában őrizni (ha van megőrzési kötelezettség, akkor is egyből az irattárba, archívumba kerülhetnek), hiszen annak képi anyaga mindig rendelkezésre áll, akár sok évvel később is. Ezzel nemcsak a könyvelőirodákban tonnaszám halmozódó számláktól lehet megszabadulni, de állandó utaztatásuktól is. A teljesen papírmentes adatbázis létrehozásának természetesen az is feltétele, hogy minden dokumentum elektronikusan archivált legyen. Előny, hogy végre megnyílik a technikai alapfeltétele a naprakész könyvelési szolgáltatásnak. A könyvelő munkája számításunk szerint mintegy 50-70%-kal válhat hatékonyabbá.

CW: Mit várnak a piactól?

KGy: Becslésünk szerint mintegy két éven belül a hazai könyvelők ügyfelei, tehát a magyar kkv-szektor fele az új megoldással „utaztatja” majd számláit, az ehhez szükséges csatolófelület pedig egyfajta „dokumentum-közműként” minden könyvelőprogramba bekerül majd. Ezzel együtt célunk, hogy az új lehetőség ne csak Magyarországon, de Európa más országaiban is teret hódítson.

****
Könnyítse meg munkáját! Dokumentumkezelési, szkennelés (digitalizálás), adatvédelmi, felhő és üzleti folyamat, illetv üzletfejlesztési (Streaming, Ügyfélélmény stb.) tanfolyamok a DWP Akadémián! Töltse le tájékoztatónkat: DWP Akadémia eseménynaptár >>>