DMSONE dokumentumkezelő rendszer: szerződéskezelés a Lufthansa Systems-nél

DMSONE dokumentumkezelő rendszer: szerződéskezelés a Lufthansa Systems-nél

A papíralapú dokumentumkezelés számos problémát okozhat egy vállalat életében. Felismerte ezt a Lufthansa Systems is és a DMSONE szerződéskezelő szoftverét választotta az üzleti élet talán legfontosabb dokumentumainak kezelésére.

Szerződéskezelés a Lufthansa Systems-nél

A Lufthansa Systems fontosnak tartotta a precíz és átlátható szerződéskezelést, így a legfőbb célok között szerepelt, hogy szerződéseit strukturált keretek között tudja tárolni, amely a gyors visszakereshetőség egyik alapfeltétele is. Habár nemcsak papír alapon tartották nyilván a szerződéseket, hanem némileg elektronikusan is (központi dokumentumtár használatával), utóbbi funkciója valójában csak a tárolásra korlátozódott. A nehézkes visszakeresés, a kollegák számára korlátozott hozzáférés, a papíron kezelt átláthatatlan szerződéstervezetek és az e-mailen bonyolított követhetetlen véleményezések mind-mind azt erősítették, hogy a vállalat szerződésnyilvántartási gyakorlata elavult és már kevésbé biztonságos.

A DMSONE szerződésnyilvántartó szoftverének bevezetésével a fenti problémák megszűntek: minden munkatársnak hozzáférése van a számára kompetens dokumentumokhoz, ami nagyban segíti a munka hatékonyságát; csökkent a keresésre fordított idő és számos új paraméter szerint, pillanatok alatt lehet keresni a dokumentumok között; akár évekre visszamenőleg is követhető vált a szerződések életútja, beleértve a szerződéstervezeteket, véleményezéseket, jóváhagyásokat és a biztonságos jogosultságpolitikának köszönhetően minden szerződéshez csak a kompetens munkatársak férhetnek hozzá.

A szoftver kiválasztását megelőzően a vállalat nagy hangsúlyt fektetett a munkatársak véleményére a bevezetendő dokumentumkezelő rendszerrel kapcsolatban. Az igényfelmérés során többek között olyan elvárásokat fogalmaztak meg a kollégák, mint az egyszerű és gyors visszakereshetőség, az átlátható jogosultságkezelés, a strukturált tárolás, a könnyen tanulható, felhasználóbarát felület, de szívesen használtak volna egy olyan rendszert, amely automatikusan figyelmeztet a szerződéssel kapcsolatos kritikus határidőkre is. (szerződéslejárat, garanciális határidők stb.) A DMSONE már a kezdeti fázisban egy kész, az igényekhez közel álló szerződéskezelő rendszeren tudta bemutatni a funkcionalitást, amelyet később csak a cég igényeire kellett szabni, illetve elkészült néhány egyedi fejlesztés is, amit a Lufthansa Systems biztonsági előírásai követeltek meg. A bevezetést megelőzően a munkatársak oktatás keretében sajátíthatták el a rendszer használatát.

Ha további részletekre kíváncsi, az esettanulmányt teljes terjedelmében elolvashatja az alábbi linkre kattintva: Lufthansa Systems esettanulmány szerződéskezelés témában.