A Vodafone sokat tesz a papírmentes irodáért

Megszabadul a papírmunkától a Vodafone

A Vodafone Magyarország teljes egészében átáll az elektronikus szerződéskötésre, így a korábbinál sokkal gyorsabban és környezetkímélőbb módon lehet szerződéseket kötni a céggel, derül ki a cég közleményéből. Az elektronikus szerződéskötésnek köszönhetően havonta több, mint 740 ezer oldal papírt spórol meg a cég.

2016 - a Papírmentes Év. Nyitó rendezvény: 2016. január 28-án!
Papírmentes Év 2016 >>>
Kötelező az elektronikus számlázás konferencia >>>

A Vodafone 2015. november 23-tól érvényes Általános Szerződési Feltételeinek (ÁSzF) megfelelően az üzletekben a szerződéskötés és módosítás elektronikusan, tabletek segítségével történik – az ügyfél táblagépen olvashatja el a szerződési feltételeket és azon is írhatja alá azt.

Az elektronikus szerződéskötéssel az átlagos ügyintézés ideje várhatóan az egy harmadával rövidebbé válik, mivel nem lesz szükség papírok nyomtatására, másolására és szkennelésére sem. A korábbi szerződések első módosítása esetén egy egyoldalas papíralapú módosítás aláírását követően a meglévő Vodafone ügyfelek is azonnal élvezhetik az elektronikus szerződéskötés előnyeit.

A gyorsabb és kényelmesebb szerződéskötés részeként az ügyfél a saját szerződése példányát, valamint az ÁSzF elérhetőségét tartalmazó linket is elektronikusan, e-mailben kapja meg ezután. Akinek esetleg nincs saját email címe, annak a Vodafone-os munkatársak a szerződéskötés során segítenek létrehozni egy ingyene
s e-mail fiókot. (Ingyeksz)

****

Csatlakozna a Papírmentes Évhez? Érdeklődjön a lehetőségeiről! Fodor Zoltán, szakmai igazgató - 06 (20) 402 91 49

E-számla konferencia - és több! Szakmai nap a pénzügy-számvitel-könyvelés számára

A pénz beszél  - Kötelező elektronikus aláírás - kötelező elektronikus számlázás?

A törvényes és hatékony pénzügyi-számviteli munka konferenciája -  Szakmai rendezvény a pénzügy-számvitel-könyvelés-könyvvizsgálat területén dolgozóknak

A Papírmentes Év 2016 nyitó rendezvénye - fókuszban a törvényesség

Válságok jönnek, válságok mennek – és a pénzügyi-számviteli munka fontosabb, mint valaha. A vállalkozások törvényes működéséhez egyre több ellenőrzés és egyre nagyobb büntetések kapcsolódnak - konferenciánkon irányt mutatunk, hogy dokumentumai, folyamatai rendben legyenek. 

Fókuszban az e-számlázás - tényleg kötelező? És ha igen - mikortól?

Nagy kérdés a vállalkozások számára, hogy mit jelent a kötelező elektronikus aláírás - és valóban kötelező lesz az elektronikus számlázás bevezetése?

Az Ön cége felkészült az elektronikus számlázás nagyon gyors bevezetésére?

Az esemény tervezett témái:

- A számlázási rendszer változásai 2016. - A NAV ellenőrzés és a pénzügyi-számviteli dokumentumok - különös tekintettel az elektronikus számlázásra.
- A teljes körű e-számlázás: a teljes (e)számla küldési, fogadási és feldolgozási folyamat megoldásai - Az elektronikus számlázás felhalmozódott tapasztalatai – a bevezetés, a működtetés gyakorlata, ellenőrzés, áttérés új rendszerre. - Valós alternatíva az elektronikus számlázás felhőben?
- A papíralapú számlák „hagyományos” feldolgozása - A papíralapú számlafeldolgozás beviteli eszközei – multifunkcionális eszközök, szkennerek - Precíz munkához melyik is az ideális szkenner?
- A munkafolyamatok hatékonyabbá tétele a különböző rendszerek együttműködésével: ügyvitel, vállalatirányítás, dokumentumkezelés összekapcsolva - Szerződések kezelése, szerződéstár – kapcsolódás a számlákhoz. Hatékony workflow esettanulmányok bemutatása.
- Beszerzéstámogatás elektronikus úton – e-beszerzés újdonságai. - Szállítókiválasztás, szerződések életciklus kezelése, elektronikus igénylő rendszer, elektronikus megrendelés.
- Hogyan lehet a pénzügyi-számviteli-beszerzési terület munkafolyamatait hatékonyabbá tenni?
- Automatizált munkafolyamatok, automatizált adatkinyerés - A tökéletes számlaigazolási folyamat. - Karakterfelismerés a pénzügyi-számviteli munkafolyamatokban.
- A hosszú távú, hiteles archiválás kulcslépései - döntési pontok, munka az archiválási szolgáltatóval. - Szerződéstár, szerződésarchívum kialakítása, működtetése.

A programváltoztatás jogát fenntartjuk!

Résztvevőink: pénzügyi és számviteli vezetők, gazdasági igazgatók, főkönyvelők, könyvelők, könyvvizsgálók, tanácsadók, beszerzési vezetők, munkatársak, kontrollerek.
Valamint: iratkezelési szakértők, dokumentumkezeléssel foglalkozó vezetők, munkatársak, informatikai vezetők, munkatársak, szervezetfejlesztők, belső ellenőrök.

Időpont: 2016. január 28., csütörtök – regisztráció kezdete: 9.00 óra – indítsuk egy kötetlen beszélgetéssel és egy kávéval, teával a rendezvényt!

A rendezvény helyszíne: Budapest – Rubin Wellness & Conference Hotel, 1118 Budapest, Dayka Gábor u. 3. (A budai zöldövezetben fekvő alpesi stílusú Rubin Wellness & Conference Hotel a belvároshoz közeli, de mégis kellemes, nyugodt környezetet kínál).

Ellenérték: HUF 29.000,- + ÁFA - "early bird" kedvezményes jelentkezés 2015. december 18-ig: HUF 19.000,- + ÁFA.

További kedvezmény:  a konferencia résztvevői között kisorsolásra kerül 5 Elektronikus számlázás szakértő tanfolyam.

Minden résztvevő megkapja az Üzleti folyamat és adminisztráció Magazin aktuális számát.

KEDVEZMÉNY - jelentkezzen már most! Jelentkezési lap – Elektronikus számlázás konferencia >>>

Kapcsolat:
Fodor Zoltán
szakmai igazgató
06 (20) 402 91 49

Az irodai iratfeldolgozás előnyei

Az irodai iratfeldolgozás előnyei

Az elektronikus dokumentumkezeléssel időt, pénzt és biztonságot nyerhetnek a vállalkozások.

Elektronikus dokumentumkezelés tanfolyamok a DWP OK Oktatási Központ szervezésében - Elektronikus dokumentumkezelés (Elektronikus számlázás, Elektronikus aláírás stb.) tanfolyamok a DWP Eseménynaptárban>>>

Az információnak ma már bárhol és bármikor létrehozhatónak, tárolhatónak és elérhetőnek kell lennie. Amelyik cég nem ehhez tartja magát, lemarad. Ráadásul „bezavar” a globalizáció, a mobil- és felhőalapú számítástechnika, valamint a változó munkahelyi környezet is. Mindez komoly hatást gyakorol a dokumentumkezelésre is.

Innovatív dokumentumkezelés - Smart Document System a Magyar Innovációs Indexben >>>

Évi tízezer irat „gyártása” felett már egy szervezet sem lehet meg elektronikus dokumentumkezelő rendszer (edms) nélkül – állítják szakértők.

Napjainkban ugyanis immár digitális csatornákon is masszívan érkeznek iratok, s egyre több adathordozót használunk ezek kezelésére, tárolására. Mindez pedig egységes dokumentumkezelésért kiált.

Az International Data Corporation (IDC) globális piackutató, tanácsadó cég szerint az egész vállalati működést érdemes elektronikusan támogatott, dokumentum-központú folyamatokra helyezni. Ugyanis az a mítosz már régen megdőlt, hogy az alacsony hatékonyságú folyamatok csak kis kockázatot jelentenek az üzletre.

Ezt egy felmérés alá is támasztja: a megkérdezett vállalatok 76 százaléka az elhibázott dokumentumkezelés súlyos következményeiről számolt be. Többek között nem sikerült betartaniuk a hatósági előírásokat, fontos munkatársakat és ügyfeleket veszítettek el, sérült az informatikai rendszer stb.

Egy edms bevezetése ugyanakkor versenyelőnyhöz juttatja a vállalatokat, mivel a digitalizált iratkezelés még manapság sem annyira triviális. De gondoljuk csak meg: egy átlagos irodai alkalmazott heti 40 órás munkaidejéből még nem is olyan régen hét és fél órát töltött azzal, hogy különböző iratokat és dokumentumokat keresett elő. Mekkora bevételkiesés ez, tekintve, hogy az illető más, a cégnek profitot jelentő tevékenységet is végezhetne. Ha viszont megfelelő edms-terméket választunk, akkor az iratkezeléssel töltött idő legalább 30 százalékkal csökkenthető.

Európai felmérések szerint továbbá a dolgozók ötöde rendkívül ingerült lesz, amikor hosszabb ideig kell keresni egy dokumentumot a vállalat hálózatán. Nem beszélve arról, hogy 1 gigabájt információ átvizsgálása több mint kétezer euróba kerül.

Ezzel szemben a tárolására körülbelül mindössze húsz eurócentet kell költeni, s az adatok villámgyorsan előkereshetők. A gyors hozzáférésnek, a személyre szabott indexelésnek és a teljes dokumentumtörténetnek köszönhetően a vállalatok alacsonyabb áron, gyorsabban szolgálhatják ki ügyfeleiket.

Az üzleti életben nemcsak a gyors reagálás, de a biztonság is elsődleges fontossággal bír. Hatékony dokumentumkezeléssel biztonságosabb információs rendszereket lehet kiépíteni. A folyamat során ugyanis megszületik a dokumentum teljes élettörténete, így könnyedén visszakereshetők a módosítások és a módosító személye.

Az adattitkosításnak köszönhetően az üzleti dokumentumok biztonságban vannak, mivel a felhasználók csupán virtuális meghajtókat láthatnak a tényleges tárolási hely helyett. Fontos biztonsági szempont, hogy a jogosultságkezelést szabadon, személyenként, vagy akár munkakörönként állíthassuk be. Így garantálható, hogy minden munkatárs csak azokhoz az iratokhoz férjen hozzá a rendszerben, amire a munkájához szükség van.

Lényeges a rendszer integrálhatósága is, azaz hogy képes legyen együttműködni a céges levelezéssel, az esetlegesen meglévő vállalatirányítási rendszerrel. Ez akkor is értékes tulajdonság, ha épp nincs rá szükségünk – később bármikor lehet. A rendszernek nemcsak funkcionálisan, hanem dizájn és ergonómia tekintetében is felhasználóbarátnak kell lennie. Fontos például, hogy a könnyű használhatóság érdekében tökéletesen különüljenek el a leggyakrabban használt gombok és a kevésbé, ritkán használt elemek a mindennapi munka során használt többi elemtől. Az ár sem lényegtelen. Mindenki törekszik az olcsóságra, ám ne elégedjünk meg a piacon jelen lévő legalacsonyabb árral, hanem nézzünk utána, hogy a választott szoftver bővíthető-e, képes-e rugalmasan alkalmazkodni cégünk, intézményünk fejlődéséhez, növekedéséhez.

Az edms jóvoltából az irodai dolgozók elvileg megfontoltabban használják az eszközöket: a bármikor könnyedén előhívható dokumentumokat csupán akkor nyomtatják ki, amikor az feltétlenül szükséges. Ennek köszönhetően mind gazdasági, mind környezetvédelmi szempontból előnyös módon csökken a papír-, tinta-, valamint energiafelhasználás. A környezettudatos gondolkodásnak más haszna is van. Az ilyen elvek alapján rendezett számla- és szerződésnyilvántartás nagy segítséget jelent például pályázati elszámolásoknál, és hatékonyan támogatja a minőségbiztosítási rendszer működését.

Mindezzel együtt, a dolgok jelenlegi állása szerint a papírmentes iroda álma még messze van a megvalósulástól. A végfelhasználókkal ellentétben ugyanis a cégek és állami intézmények még hosszú évekig fognak nyomtatókat és hozzájuk való kellékeket használni, mivel egy részük képtelen lesz kommunikációját teljesen digitalizálni. A nyomtatók mögött álló infrastruktúra azonban ettől függetlenül jelentős átalakuláson megy keresztül.

A szervezeti dokumentumkezelés forradalma jelenleg zajlik, de egyes vélekedések szerint ennek a főszereplői éppenséggel nem a nyomtatógyártók. Legalábbis nem a printereikkel. A piacon fellelhető összes komoly gyártó terméke ugyanis funkciókban és minőségben már nem tér el számottevően egymástól, így pluszszolgáltatásokat, integrált rendszereket kell a gépek mellé tenniük. Például gondolkodniuk kell felhős tárolórendszer bevezetéséről, amelyhez kapcsolódni tudnak a gyártó különböző eszközei az interaktív digitális táblától a nyomtatóig.

A felhőszámítás mellett a mobilitás is meghatározza az edms-ek jövőjét. Az okostelefonok terjedése – számos más területhez hasonlóan – a dokumentumkezelést is új kihívások elé állította, hiszen a vezetők hozzászoktak ahhoz, hogy a különböző alkalmazások segítségével két tárgyalás között vagy éppen egy megbeszélés közepén is intézhetik ügyeiket. (Magyar Idők)

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek így mobilkliens-hozzáféréssel is rendelkeznie kell, aminek révén az irodán kívül is elvégezhetők a szerződésekkel, számlákkal kapcsolatos feladatok. A mobilmegjelenítés biztonságát pedig az garantálhatja, ha az okostelefonok is az asztali gépekhez hasonló biztonsági megoldásokat nyújtanak. (Magyar Idők)