Az elektronikus dokumentumkezeléssel időt, pénzt és biztonságot nyerhetnek a vállalkozások.
Elektronikus dokumentumkezelés tanfolyamok a DWP OK Oktatási Központ szervezésében - Elektronikus dokumentumkezelés (Elektronikus számlázás, Elektronikus aláírás stb.) tanfolyamok a DWP Eseménynaptárban>>>
Az információnak ma már bárhol és bármikor létrehozhatónak, tárolhatónak és elérhetőnek kell lennie. Amelyik cég nem ehhez tartja magát, lemarad. Ráadásul „bezavar” a globalizáció, a mobil- és felhőalapú számítástechnika, valamint a változó munkahelyi környezet is. Mindez komoly hatást gyakorol a dokumentumkezelésre is.
Innovatív dokumentumkezelés - Smart Document System a Magyar Innovációs Indexben >>>
Évi tízezer irat „gyártása” felett már egy szervezet sem lehet meg elektronikus dokumentumkezelő rendszer (edms) nélkül – állítják szakértők.
Napjainkban ugyanis immár digitális csatornákon is masszívan érkeznek iratok, s egyre több adathordozót használunk ezek kezelésére, tárolására. Mindez pedig egységes dokumentumkezelésért kiált.
Az International Data Corporation (IDC) globális piackutató, tanácsadó cég szerint az egész vállalati működést érdemes elektronikusan támogatott, dokumentum-központú folyamatokra helyezni. Ugyanis az a mítosz már régen megdőlt, hogy az alacsony hatékonyságú folyamatok csak kis kockázatot jelentenek az üzletre.
Ezt egy felmérés alá is támasztja: a megkérdezett vállalatok 76 százaléka az elhibázott dokumentumkezelés súlyos következményeiről számolt be. Többek között nem sikerült betartaniuk a hatósági előírásokat, fontos munkatársakat és ügyfeleket veszítettek el, sérült az informatikai rendszer stb.
Egy edms bevezetése ugyanakkor versenyelőnyhöz juttatja a vállalatokat, mivel a digitalizált iratkezelés még manapság sem annyira triviális. De gondoljuk csak meg: egy átlagos irodai alkalmazott heti 40 órás munkaidejéből még nem is olyan régen hét és fél órát töltött azzal, hogy különböző iratokat és dokumentumokat keresett elő. Mekkora bevételkiesés ez, tekintve, hogy az illető más, a cégnek profitot jelentő tevékenységet is végezhetne. Ha viszont megfelelő edms-terméket választunk, akkor az iratkezeléssel töltött idő legalább 30 százalékkal csökkenthető.
Európai felmérések szerint továbbá a dolgozók ötöde rendkívül ingerült lesz, amikor hosszabb ideig kell keresni egy dokumentumot a vállalat hálózatán. Nem beszélve arról, hogy 1 gigabájt információ átvizsgálása több mint kétezer euróba kerül.
Ezzel szemben a tárolására körülbelül mindössze húsz eurócentet kell költeni, s az adatok villámgyorsan előkereshetők. A gyors hozzáférésnek, a személyre szabott indexelésnek és a teljes dokumentumtörténetnek köszönhetően a vállalatok alacsonyabb áron, gyorsabban szolgálhatják ki ügyfeleiket.
Az üzleti életben nemcsak a gyors reagálás, de a biztonság is elsődleges fontossággal bír. Hatékony dokumentumkezeléssel biztonságosabb információs rendszereket lehet kiépíteni. A folyamat során ugyanis megszületik a dokumentum teljes élettörténete, így könnyedén visszakereshetők a módosítások és a módosító személye.
Az adattitkosításnak köszönhetően az üzleti dokumentumok biztonságban vannak, mivel a felhasználók csupán virtuális meghajtókat láthatnak a tényleges tárolási hely helyett. Fontos biztonsági szempont, hogy a jogosultságkezelést szabadon, személyenként, vagy akár munkakörönként állíthassuk be. Így garantálható, hogy minden munkatárs csak azokhoz az iratokhoz férjen hozzá a rendszerben, amire a munkájához szükség van.
Lényeges a rendszer integrálhatósága is, azaz hogy képes legyen együttműködni a céges levelezéssel, az esetlegesen meglévő vállalatirányítási rendszerrel. Ez akkor is értékes tulajdonság, ha épp nincs rá szükségünk – később bármikor lehet. A rendszernek nemcsak funkcionálisan, hanem dizájn és ergonómia tekintetében is felhasználóbarátnak kell lennie. Fontos például, hogy a könnyű használhatóság érdekében tökéletesen különüljenek el a leggyakrabban használt gombok és a kevésbé, ritkán használt elemek a mindennapi munka során használt többi elemtől. Az ár sem lényegtelen. Mindenki törekszik az olcsóságra, ám ne elégedjünk meg a piacon jelen lévő legalacsonyabb árral, hanem nézzünk utána, hogy a választott szoftver bővíthető-e, képes-e rugalmasan alkalmazkodni cégünk, intézményünk fejlődéséhez, növekedéséhez.
Az edms jóvoltából az irodai dolgozók elvileg megfontoltabban használják az eszközöket: a bármikor könnyedén előhívható dokumentumokat csupán akkor nyomtatják ki, amikor az feltétlenül szükséges. Ennek köszönhetően mind gazdasági, mind környezetvédelmi szempontból előnyös módon csökken a papír-, tinta-, valamint energiafelhasználás. A környezettudatos gondolkodásnak más haszna is van. Az ilyen elvek alapján rendezett számla- és szerződésnyilvántartás nagy segítséget jelent például pályázati elszámolásoknál, és hatékonyan támogatja a minőségbiztosítási rendszer működését.
Mindezzel együtt, a dolgok jelenlegi állása szerint a papírmentes iroda álma még messze van a megvalósulástól. A végfelhasználókkal ellentétben ugyanis a cégek és állami intézmények még hosszú évekig fognak nyomtatókat és hozzájuk való kellékeket használni, mivel egy részük képtelen lesz kommunikációját teljesen digitalizálni. A nyomtatók mögött álló infrastruktúra azonban ettől függetlenül jelentős átalakuláson megy keresztül.
A szervezeti dokumentumkezelés forradalma jelenleg zajlik, de egyes vélekedések szerint ennek a főszereplői éppenséggel nem a nyomtatógyártók. Legalábbis nem a printereikkel. A piacon fellelhető összes komoly gyártó terméke ugyanis funkciókban és minőségben már nem tér el számottevően egymástól, így pluszszolgáltatásokat, integrált rendszereket kell a gépek mellé tenniük. Például gondolkodniuk kell felhős tárolórendszer bevezetéséről, amelyhez kapcsolódni tudnak a gyártó különböző eszközei az interaktív digitális táblától a nyomtatóig.
A felhőszámítás mellett a mobilitás is meghatározza az edms-ek jövőjét. Az okostelefonok terjedése – számos más területhez hasonlóan – a dokumentumkezelést is új kihívások elé állította, hiszen a vezetők hozzászoktak ahhoz, hogy a különböző alkalmazások segítségével két tárgyalás között vagy éppen egy megbeszélés közepén is intézhetik ügyeiket. (Magyar Idők)
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek így mobilkliens-hozzáféréssel is rendelkeznie kell, aminek révén az irodán kívül is elvégezhetők a szerződésekkel, számlákkal kapcsolatos feladatok. A mobilmegjelenítés biztonságát pedig az garantálhatja, ha az okostelefonok is az asztali gépekhez hasonló biztonsági megoldásokat nyújtanak. (Magyar Idők)
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése