Kkv-k és könyvelők munkáját segíti az új startup
Alapvető
változást hozhat a könyvelők mindennapi munkájában egy hazai innováció.
A fejlesztés akár harmadával is gyorsítja és biztonságosabbá teheti
munkájukat.
Az európai kitekintésben is újszerű,
platformfüggetlen megoldás a gyakorlatban egyfajta elektronikus
csőpostaként működik. Kornis Györgyöt, az SDS Zrt. egyik vezetőjét
kérdeztük a megoldásról.
Computerworld: Mi adta az ötletet a fejlesztésre?
Kornis
György: A kkv-szektor szereplőinek jelentős része külsős szakemberrel,
könyvelőirodával végezteti számviteli, könyvelési feladatait. Az ehhez
szükséges bizonylatok, elsősorban bejövő és kibocsátott számlák
jellemzően papír alapon, havi gyűjtésben kerülnek a könyvelőhöz – aki
vagy érte megy, vagy az adózó viszi el neki −, majd év végén,
pontosabban a beszámoló elkészítését követően a könyvelő visszajuttatja a
köteget a vállalkozáshoz, aki ezt valahol eltárolja, majd egy esetleges
vizsgálatnál, beszámoltatásnál az egész papírhalmazt újra elviszi a
könyvelőhöz, aki az ellenőrzés végeztével újra visszaadja azt.
Az
első gond ezzel a gyakorlattal, hogy a számlák utaztatása időbe és
pénzbe kerül, és nem biztos, hogy minden számla eljut a könyvelőhöz, de
az út során is elkeveredhet. A másik probléma, hogy a havonta vagy még
ritkábban lekönyvelt számlák egyszerre jelentenek rengeteg munkát a
könyvelők számára, a begyűjtött számlák pedig tonnaszám halmozódnak
egy-egy könyvelőirodában. A számviteli szakember ráadásul egyesével,
kézzel rögzíti a programba a bizonylatokat, amely nagyon időigényes.
Ráadásul ugyanezeket az adatokat a gazdálkodó valamilyen módon szintén
nyilvántartja, hiszen neki naprakész információra van szüksége. Ezt a
gyakorlatot váltja ki az SDS Zrt. fejlesztése, ami egyenesen a könyvelő
programjába továbbítja a számla képét és adatait, megtakarítva a
rögzítési munkát, és visszakereshető módon tárolja is azokat. Ezzel
jelentősen csökkennek az adatrögzítési hibák, az iratok elkallódása és a
könyvelők túlterhelése a bevallási határidők környékén, és a párhuzamos
adatkezelés.
CW: Vannak már a piacon dokumentumkezelő megoldások, ez miben tér el?
KGy:
A most kifejlesztett, Sdsys (Smart Document System) nevű rendszer csak
annyiban dokumentumkezelő, hogy dokumentumok mozgatása a feladata, de
nem sorolható be a klasszikusan valamilyen iktatási folyamathoz
kapcsolódó dokumentumkezelő-programok közé. Az adott cég a beérkező vagy
kiállított számlát beszkenneli, és az azonnal megjelenik a könyvelő
programjában. A könyvelőnek csak el kell fogadnia az automatikusan
rögzített adatokat, amelyek helyességét a számla megjelenő képén
ellenőrizheti. Ez még azokkal a könyvelőprogramokkal is működik, amelyek
önmagukban nem rendelkeznek dokumentumkezelő vagy grafikus felülettel.
Ahogy
a könyvelő lépked a saját, megszokott programjában a befogadott vagy
kiállított számlák között, mindegyiknek látja a tartalmát és a képét is.
A könyvelőknek semmilyen új technikát nem kell tanulniuk, a megoldás az
eddigi munkájukat teszi még rendezettebbé és gyorsabbá, miközben
pontosan dokumentálódik, hogy milyen számlák érkeztek be hozzá és mikor.
CW: Mit jelent ez IT-szempontból?
KGy:
IT-szempontból a rendszer több építőelemből áll össze. A papíralapú
dokumentumot be kell szkennelni, vagy ha eleve kép, pdf stb. formában,
tehát digitálisan érkezett, akkor pedig be kell olvastatni a
rendszerrel. Ezt követően egy külső karakterfelismerő szolgáltatás
kinyeri belőle az adatokat. A beküldést végezheti közvetlenül egy
számlázó, de egy vállalatirányítási program is. Az sdsys kapcsolat
meghatározó technikája egy SOAP kommunikációs csatorna, xml fájlokkal.
CW: Mit kell tudnia ehhez a KKV IT-felelősének?
KGy:
A megoldás egyik legfontosabb IT-előnye, hogy platformfüggetlen,
bármely, például könyvelési rendszerbe gyorsan integrálható, mindenki
számára elérhető dokumentum-közműként kíván működni. A fejlesztő SDS
Zrt. most külön pénzügyi megoldást dolgozott ki arra, hogy a könyvelési
és más szoftverek fejlesztőit, gyártóit érdekeltté tegye a
csatolófelület beillesztésében. Emellett az eszköz kiváltja a máskor
szükséges, egyedi interface-eket, mert bármely két szoftver között képes
adatot közvetíteni.
Az SDSys rendszerrel egy olyan
felület is keletkezett, amelyen a kiegészítő szolgáltatások egy
kattintással elérhetők, és kifejezetten törekvés, hogy itt rövidesen
több szolgáltató is megjelenjen ugyanarra a feladatra (pl. archiválás,
elektronikus számla, adószám-ellenőrzés stb.). Fontos tény továbbá, hogy
az SDSys rendszerben egy elektronikus számla létrehozása töredékébe
kerülhet más szolgáltatásokhoz képest, ami további felhasználási
területeket vetít előre.
CW: Mit kell tudnia ehhez a felhasználóknak?
KGy:
Mivel semmilyen bevezetési procedúra nem tartozik hozzá, azoknak a
könyvelőknek, akiknek a programjában benne van az SDSys csatolófelület,
egyszerűen csak használniuk kell ezt, illetve közölni az ügyfeleikkel,
hogy számláikat a továbbiakban ezen keresztül küldjék el számára. Ennek
egyetlen előfeltétele, hogy a könyvelési programok készítői a legújabb
frissítéseikbe beépítsék az SDSys kompatibilitást.
CW: Mi az előnye a döntéshozó számára?
KGy:
Nagyon sok előnye van. Csak néhányat említve: a papíralapú
dokumentumokat nem kell sem a könyvelőnél, sem pedig az irodában őrizni
(ha van megőrzési kötelezettség, akkor is egyből az irattárba,
archívumba kerülhetnek), hiszen annak képi anyaga mindig rendelkezésre
áll, akár sok évvel később is. Ezzel nemcsak a könyvelőirodákban
tonnaszám halmozódó számláktól lehet megszabadulni, de állandó
utaztatásuktól is. A teljesen papírmentes adatbázis létrehozásának
természetesen az is feltétele, hogy minden dokumentum elektronikusan
archivált legyen. Előny, hogy végre megnyílik a technikai alapfeltétele a
naprakész könyvelési szolgáltatásnak. A könyvelő munkája számításunk
szerint mintegy 50-70%-kal válhat hatékonyabbá.
CW: Mit várnak a piactól?
KGy:
Becslésünk szerint mintegy két éven belül a hazai könyvelők ügyfelei,
tehát a magyar kkv-szektor fele az új megoldással „utaztatja” majd
számláit, az ehhez szükséges csatolófelület pedig egyfajta
„dokumentum-közműként” minden könyvelőprogramba bekerül majd. Ezzel
együtt célunk, hogy az új lehetőség ne csak Magyarországon, de Európa
más országaiban is teret hódítson.
****
Könnyítse
meg munkáját! Dokumentumkezelési, szkennelés (digitalizálás), adatvédelmi, felhő és üzleti
folyamat, illetv üzletfejlesztési (Streaming, Ügyfélélmény stb.)
tanfolyamok a DWP Akadémián! Töltse le tájékoztatónkat:
DWP Akadémia eseménynaptár >>>
Érdemes elolvasni és csatlakozni
